Bedre saksforberedelser på 1-2-3

Stiller du deg de tre spørsmålene under, er du allerede et godt stykke på vei mot mer effektive møter - enten det er snakk om styremøter, møter i prosjekt- eller ledergrupper, komitéer eller utvalg.

‍

1. Er det klart hvem som er ansvarlig for saken?

Å utpeke en saksansvarlig vil:

• Sikre bedre saksforberedelse
• Bidra til kultur for deling og delegering
• Skape økt engasjement

Saksansvarlig kan ha mange roller: forberede, presentere, lede diskusjon, oppsummere eller skrive referat, følge opp konklusjon eller beslutning, og rapportere fremdrift i senere møter. En generell eller spesifikk rolleavklaring vil være nyttig.

‍

2. Hvordan skal saken behandles?

Målet med saken bør være klart definert. Et godt utgangspunkt er å gi hver sak en sakstype. De aller fleste møtesaker faller innunder en av disse tre sakstypene:

• Orientering
  Mål: Sikre at informasjon som er vesentlig for hele gruppen formidles effektivt. Eventuelle oppklarende spørsmål besvares kort av saksansvarlig.
  
• Beslutning
  Mål: Sikre at gruppen har beslutningsgrunnlag. Referatet skal inneholde beslutning og oppfølgingsoppgaver (ansvarlig og frist).
• Diskusjon
  Mål: Sikre behandling av temaer som krever gruppekompetanse. Idéer, råd, hendelser, utfordringer, evalueringer, m.m.

Det bør også være tydelig hvor lang tid som skal brukes på hver sak. Dette gjør forberedelsene enklere for saksansvarlig, og gir gruppen klare rammer for behandlingen av saken.

‍

3. Hva kreves av saksansvarlig?

Som saksansvarlig er det ditt ansvar at gruppen har et grunnlag som lar dem oppnå målet med din sak, innenfor avsatt tid.

• Publisér saksinformasjon og saksdokumenter før møtet, enten i Styreplan eller på annet vis. I Styreplan kan du knytte saken til et overordnet tema for å sette den inn i en større sammenheng. God saksforberedelse bidrar til god gruppeforberedelse.
  
• Involvér gruppen før møtet, kommuniser via Styreplan eller andre kanaler.
  Er det spørsmål som kan avklares før møtet? Skal andre i gruppen bidra med noe?
  

Styreplan sikrer at Saksansvarlig, Sakstype og Tidsramme er godt synlig og alltid inngår i møteforberedelsene. All informasjon, dokumentasjon, oppgaver og kommunikasjon om gruppens møter og saker er alltid tilgjengelig, uansett plattform. Det sikrer engasjement og motivasjon, og bedre møter.