Den digitale revolusjonen vi har sett i møterom over hele verden de siste årene, har gjort ordet "skjermdelingsmøte" til allemannseie.
Er det fysiske møtet på vei til å bli utdatert, eller har det fortsatt noe for seg å samles i et rom og sette seg ned sammen?
Vi skal spare deg for å måtte grave rundt i artikkelen etter fasit. Svaret er selvfølgelig at det ikke finnes noen vinner, det er ikke slik at digitale møter er bedre eller dårligere enn fysiske. At digitale møter er et flott verktøy i tillegg til fysiske møter, er det likevel ingen tvil om. Vi skal være tro til formatet i denne artikkelen, og gå i dybden på fordeler og ulemper med hver av møteformene - selv om vi allerede har avslørt hva vi mener er fasitsvaret.
Her får du også noen praktiske tips til hvordan du kan sørge for at dine møter blir mest mulig effektive, enten de avholdes over Teams eller inne på det gode, gamle møterommet.
Digitalt møte, virtuelt møte, skjermdeling, Teams, Meet - kjært barn har mange navn. Den største fordelen med denne møteformen er naturligvis at den gir en mye større grad av fleksibilitet for møtedeltakerne. Tiden det tar fra man oppdager at et møte er nødvendig, til alle sitter klare og møtet kan starte, har aldri vært kortere enn med digitale møter. Så lenge alle møtedeltakere har tilgang til telefon, nettbrett eller PC, og er på nett, kan få møteformer slå digitale møter på dette punktet. Som en trivelig konsekvens av at man ikke trenger mer enn en PC eller en telefon, og det at man kan avholde møtet uansett hvor deltakerne befinner seg, unngår man naturligvis både tidsbruk og kostnader rundt reiser.
Og her snakker vi "reiser" i ordets videste forstand, ikke bare at man slipper å fly landet rundt for alle møter. Bare det å gå fra eget kontor og inn på møterommet nederst i gangen har jo de fleste opplevd å bruke utrolig lang tid på, noe som fort blir en tidstyv før møtet engang har startet. Oppsummert i listeform, er altså fordelene med nettmøter følgende:Oppsummert i listeform, er altså fordelene med nettmøter følgende:
Den største ulempen, eller utfordringen, med digitale møter, er at møtets kvalitet ikke lenger bare avhenger av god forberedelse, engasjerte deltakere, og tydelig fokus og mål, men nå også av teknologi.
Og som alltid når det gjelder teknologi - jo mer avansert og hjelpsom den i utgangspunktet er, jo flere ting kan potensielt gå galt. Alt fra mindre irritasjonsmomenter av typen "Lasse, du må skru på mikrofonen din, vi hører deg ikke", til større problemer som at internett på Geirs hotell i København ikke fungerer, påvirker kvalitet og effektivitet i møtet.
En annen ulempe med digitale møter, som ikke er så tydelig og dermed ikke ligger like langt frem i bevisstheten, er at man mister mye ikke-verbal kommunikasjon når flere deler en liten skjermplass. Kroppsspråk blir i stor grad borte, og det samme gjelder ansiktsuttrykk - i alle fall de mer subtile endringene i ansiktet hos både den som prater og de som lytter.
Det er også lettere å bli distrahert fra møtet når man sitter for seg selv på en skjerm. Kanskje får man en e-post, eller man tenker at akkurat det de snakker om nå, angår egentlig ikke meg, så kanskje jeg bare skal skrive litt videre på denne bloggartikkelen i mellomtiden.
Verre trenger det ikke å være! Følger du disse tre tipsene - og får møtegruppen din til å følge dem - vil du raskt se at dine digitale møter blir både mer effektive, ryddige, og strukturerte.
Den største fordelen med det klassiske møtet inne på et møterom, er naturligvis nettopp det at alle deltakere er til stede i samme rom. Kommunikasjon, fokus, og samspill mellom møtedeltakere blir aldri så bra som i et fysisk møte, vil vi driste oss til å påstå. Som en direkte motsetning til digitale møters ulempe med manglende kroppsspråk og nyanser i fakter og uttrykk, er alt veldig enkelt å få med seg når man møtes fysisk. Man har lettere for å se hele mennesket man snakker med, også i overført betydning.
Det å kunne ta hverandre i hånden, oppholde seg i umiddelbar nærhet til hverandre, og i det hele tatt virkelig dele samme erfaring av å sitte i møtet, bygger både tillit og lagånd. Et fysisk møte er også veldig enkelt å bryte ned i mindre grupper ved behov, enten målet er å involvere alle møtedeltakere aktivt, eller å raskt diskutere internt mellom noen i møtegruppen for å kunne ta en avgjørelse på noe der og da.
Det føles rart å skulle liste ut ulempene med fysiske møter, når du som leser denne artikkelen garantert er velkjent med dem alle. Fysiske møter er tross alt ikke nytt! Derfor holder vi oss til en veldig kort liste her:
Som du kanskje allerede har lagt merke til: alle disse tre tipsene kan også brukes til å effektivisere dine digitale møter!
Som lovet i innledningen, har vi i denne artikkelen delt noen fordeler og ulemper med både digitale og fysiske møter.
Det finnes klare fordeler og ulemper med begge møteformer - skjermdelingsmøter har potensiale til å være mest tidseffektive, mens fysiske møter gjerne er bedre til mer kreative prosesser som krever diskusjoner enten i hele møtegruppen eller i mindre grupper.
Å mestre begge møteformer vil naturligvis være det beste, da man kan velge møteform etter behovet i det spesifikke møtet. Vi håper denne artikkelen har gitt deg noen gode verktøy for å gjøre nettopp det!
Styreplan er en trygg og enkel styreportal å forholde seg til - også på pris.
Hos oss betaler du en lav månedlig abonnementspris per bruker, uten skjulte kostnader.
Ideelle organisasjoner
Foreninger & lag
Stiftelser
Revisor
Attføringsbedrifter
