En profesjonell styreportal er en sikker og effektiv digital løsning for styrearbeid, både for styret og administrasjonen. Men hvordan finner du rett portal? Det vil vi prøve å hjelpe deg med i denne guiden.
Innkalling til styremøter, tilgang til dokumenter, utforming av protokoll – styrearbeidet kan være både tidkrevende og utfordrende.
Lover og regler skal følges, samtidig som man bare gjør denne jobben noen få ganger i året. Potensialet for automatisering og effektivisering av styrearbeidet er stort.
En god start er å lage egne rutiner, eller laste ned maler for agenda, årshjul, og protokoller. Faste maler og rutiner er et stort steg i en mer profesjonell retning, og vil gjøre styrearbeidet enklere både for styret og administrasjonen. Samtidig vil denne løsningen fortsatt kreve en god del pirkearbeid for hvert styremøte.
Det er unødvendig å bruke tid på «enkle» oppgaver som saksnummerering og deltakerlister, protokollsignering, dokumentversjonering og arkivering.
En god styreportal digitaliserer og automatiserer en stor del av det praktiske styrearbeidet, og løfter samtidig informasjonssikkerheten for styret. En profesjonell styreportal lar både styreleder, styremedlemmer, daglig leder og styresekretær bruke tiden sin på det som virkelig betyr noe - skape verdi for organisasjonen.
I denne veilederen dekker vi følgende:
En styreportal er en digital løsning for styrearbeid, som samler styrets arbeid på én plattform. Møter, dokumenter, oppgaver og kommunikasjon er tilgjengelig bak en sikker pålogging. Styret og administrasjonen har full oversikt over styrearbeidet, og alle prosesser er like fra gang til gang. Møteinnkallingene er konsekvente, agendaen for møtet er strukturert likt for hvert møte, og alle protokoller signeres på samme måte.
Styreportalen erstatter e-post og fysiske dokumenter, og gir dermed også miljøgevinst i tillegg til sikkerhet og oversikt.
"Alle" som kaller inn til møter, gjør det med e-post og kalenderinvitasjoner. Slik vil det også være med en styreportal. Forskjellen er at en god styreportal håndterer denne flyten automatisk. Den som kaller inn til styremøte, gjør det inne i portalen. De som kalles inn får en varsling på e-post og i app, og kan gi beskjed direkte om de kommer på møtet eller ikke.
Med en profesjonell styreportal trenger du ikke å sende møtedokumenter på e-post. Dokumenter legges inn i portalen, og for å få tilgang må man logge seg inn. Det gir et sikkerhetsløft for styreorganisasjonen, og er en sikring mot at saksdokumenter havner på avveie.
De innkalte vil av sikkerhetshensyn måtte logge seg på før de får se møtet – det går aldri sensitivt materiale ut fra en god styreportal. Hvis møtet blir flyttet skal portalen automatisk håndtere informasjonsflyten, og du vil alltid ha full oversikt over hvem som har besvart dine innkallinger.
Et effektivt møte starter med gode forberedelser. Med en styreportal kan tiden frem mot møtet brukes på innhold og kvalitet, ikke formatering og dokumentversjonering.
Styresekretæren trenger ikke å endre saksnumre i agendaen, eller skrive ny deltakerliste. Ting som møteinnkallinger og konvertering av dokumenter håndteres automatisk.
Styremedlemmer kan logge seg inn i portalen og lese saker og vedlegg på en oversiktlig måte, og skrive notater til møtet direkte i portalen.
I en styreportal blir alle styrets protokoller formatert automatisk. Hver protokoll vil ha samme oppsett, uten at det krever manuelt arbeid fra gang til gang. Møte- og saksnumre, deltakere, signaturfelt, og alt annet håndteres av portalen.
Det stilles strenge juridiske krav til innhold i styreprotokoller. Når man utarbeider protokollen, er pirkearbeid det siste man ønsker å bruke tid og tankekraft på. En styreportal gir styresekretær, daglig leder og styreleder muligheten til å kun fokusere på kvalitet og innhold.
En profesjonell styreportal gir også styresekretæren mulighet til å skrive protokollen i forkant av styremøtet, og legge inn forslag til beslutninger. Styreportalen kan også hjelpe med aksjelovens krav, ved f.eks. å kreve at behandlingsmåte inkluderes i protokollen.
Å samle alle styredokumenter på samme plattform, som krever innlogging med flerfaktorautentisering som BankID eller autentiseringsapp for å få tilgang, er et enkelt grep for å løfte styrets datasikkerhet.
Også i forbindelse med revisjoner eller due diligence er det naturligvis en fordel å ha styrets dokumenter og dokumentasjon sikkert tilgjengelig. Ikke bare gir det et profesjonelt inntrykk av styret og organisasjonen, men det er mye tid å spare på å slippe å lete «over alt» for å finne riktige dokumenter. En profesjonell styreportal inneholder dedikerte datarom for dette, og funksjonalitet som gjør revisors arbeid lettere.
En innebygget løsning for digital signering bør være et minstekrav når man skal velge en styreportal. Noen leverandører har laget sin egen løsning, andre inkluderer mer anerkjente og velkjente signeringsmetoder som BankID eller engangskoder (2-faktor). Det finnes også forskjellige prismodeller på markedet rundt digital signering, og det er noe å være OBS på når man skal ta i bruk en portal. En god styreportal håndterer sikker signering av dokumenter.
En styreportal gjør styrearbeidet enklere, tryggere og mer effektivt for styremedlemmene. Et styremedlem har tilgang til sine oppgaver, dokumenter og møter på samme sted, og lærer seg raskt hvor alt ligger.
Å forholde seg til en styreportal er både enklere og sikrere for styremedlemmene enn å ha flere kommunikasjonskanaler om hverandre.
Som styremedlem får du en e-post fra portalen (og/eller et varsel i appen, hvis leverandøren har utviklet en egen app) som inneholder en sikker lenke du kan trykke på for å komme rett inn til riktig sted i portalen. Møteinnkallinger legger seg rett i din kalender, uten at du trenger å gjøre noe.
Kommunikasjon, både internt i styret og mellom styret og ledelsen, håndteres også i en styreportal. I tillegg har de fleste styreportaler en funksjon for private notater på møtesaker og i dokumenter. Dette gjør det enkelt for styremedlemmene å forberede seg grundig til hvert møte, og sømløst ha med seg notatene sine inn i møtet.
Om organisasjonen bruker en styreportal, er det også et tydelig hint til nye styremedlemmer om at styret arbeider profesjonelt. Onboarding av nye styremedlemmer blir enklere for alle. Nye styremedlemmer får tilgang til portalen, og kan lese seg opp på styrearbeidet. Når styremedlemmer fratrer, er det bare å stenge deres tilgang til portalen.
Å gå fra papir og e-post til en styreportal er en enkel måte å forankre miljøarbeidet i organisasjonen på styrenivå. All bruk av internett påvirker miljøet, men ved å bruke en styreportal reduseres papirbruken i styremøtene drastisk, og færre e-poster sendes mellom møtene. Papirbruk har miljøkonsekvenser vi alle kjenner til – avskoging, vannforbruk, kjemikalier og søppelhåndtering –men også e-post bruker mye ressurser.
Velger du en norsk styreportal kan du også kunne anta at datasenteret eller skyløsningen der dine data lagres, kjører på fornybar energi. Globalt står datasentre for 2% av all energibruk. Norske leverandører av styreportal er generelt bevisste på miljøfronten, og de aller fleste håndterer data på en bærekraftig måte.
Styret kan bidra til en positiv effekt i miljøregnskapet ved å bruke en styreportal, særlig hvis man gjennomfører styrebehandlingen i portalen heller enn å reise langt til hvert møte. Bærekraftsrapportering er noe mange etter hvert er nødt til å forholde seg til, enten de vil eller ei. Ved å bruke en norsk styreportal, får man miljøgevinst i tillegg til alle andre fordeler.
En profesjonell styreorganisasjon kan bestå av mange roller, som styreleder, nestleder, styremedlemmer, varamedlemmer, daglig leder, styresekretær, økonomisjef, observatører og ansattrepresentanter, for å nevne noen. Andre styreorganisasjoner er langt enklere, og består kanskje bare av styrets leder, medlemmer, og daglig leder. En god styreportal er bygget for å håndtere begge deler, og likevel gi alle en god opplevelse av styrearbeidet i akkurat sin organisasjon.
Grunnleggende funksjoner i en styreportal er funksjoner som gjør styrearbeidet sikrere, mer effektivt, og enklere for alle. Det finnes mange leverandører av styreportaler og det er mye variasjon i struktur og innhold mellom disse, men en profesjonell styreportal bør som et minimum dekke punktene i denne listen.
Hvilken styreportal som passer best for din organisasjon, avhenger av flere faktorer. En oppstartsbedrift eller et lite familieselskap har selvfølgelig andre behov og krav enn et stort konsern i en tungt regulert bransje.
Når det finnes så mange styreportalleverandører som det gjør, kan man fort bli litt overveldet. Det kan derfor være lurt å systematisere prosessen, og vurdere alle leverandører etter samme kriterier.
Noen av kriteriene er selvfølgelig enklere å vurdere objektivt enn andre, først og fremst prisen. Merk likevel at noen tar ekstra betalt f.eks. for protokollsignatur med BankID, mens andre opererer uten tilgjengelige prislister. Så her gjelder det å lese nøye!
Sikkerhetsnivå er et kritisk punkt for stadig flere. To norske leverandører (oss i Styreplan, og Admincontrol) er ISO 27001-sertifisert, og kan dermed dokumentere helhetlig og gjennomgående tilnærming til informasjonssikkerhetsarbeid. Jevnt over holder norske styreportaler rettet mot bedrifter et godt sikkerhetsnivå når det kommer til innlogging. Tofaktorautentisering er standard hos de fleste – og det skulle bare mangle, når det er snakk om tilgang til styredokumenter.
Opplæring og support er litt vanskeligere å måle objektivt. Et godt sted å starte er et Googlesøk på åpningstider, men vel så viktig er det at man raskt får svar, og at man får god hjelp når man trenger det. Opplæring i forbindelse med oppstart, både for styret og for de som skal administrere portalen, er vanligvis inkludert som et gratistilbud fra leverandør.
Når det kommer til brukervennlighet, blir det straks subjektivt. Av tilgjengelige styreportaler i dag, er mange så gode at det ofte blir en smakssak. Noen vil ha minst mulig innhold, gjerne bare en knapp for å signere dokumenter, andre vil ha en styreportal som kan gjøre absolutt alt. Den mest effektive måten å få inntrykk av hvilken portal som er best på, er å se på selve portalen. Noen leverandører tilbyr en gratis prøveperiode, andre sverger til personlige demonstrasjoner.
Uansett hvilket verktøy dere tar i bruk, er det viktig å komme ordentlig i gang på en god måte. Portalen kan være perfekt for deres styre, men det hjelper ikke hvis ikke styremedlemmene bruker den… Her er noen tips til hvordan overgangen til en styreportal kan gjøres enklest mulig:
Hvis styreleder eller daglig leder ikke er interessert i å ta i bruk en styreportal, men tvert imot foretrekker å sende alt på e-post «som vi alltid har gjort», blir overgangen ofte vanskelig. Noen tar lettere til endring enn andre, slik er nå engang vi mennesker. For å sikre en god implementering, er det viktig å få alle med på å bruke portalen, og forstå hvordan en styreportal bidrar til å skape verdi for hele styreorganisasjonen. Et godt utgangspunkt kan være å sende dem en lenke til denne guiden!
Ikke alle er like komfortable med digitale løsninger. En profesjonell leverandør av styreportal vet dette, og vil tilby gratis opplæring tilpasset deres behov. Enten styret vil ha en kort gjennomgang i et styremøte, eller styresekretær vil ha en personlig opplæring, er dette noe alle profesjonelle norske portalleverandører tilbyr.
Hvilke dokumenter skal importeres til styreportalen, og hvem skal ha ansvaret? Har portalen en god løsning for dette – for eksempel mulighet for direkteimport av eksisterende mappestruktur – kan dette være en jobb som unnagjøres på et par minutter. Hvis ikke, kan det lønne seg å strukturere denne prosessen godt i forkant. Å ha historisk dokumentasjon tilgjengelig i portalen gjør styrearbeidet mer oversiktlig, og sikrer at alle i styret har tilgang til samme informasjon.
En overgang til en ny arbeidsplattform er en gylden anledning til å gå gjennom eksisterende rutiner i styret. Frister for møteinnkallinger og innspill til protokollen, deling av dokumenter, utarbeidelse av årshjul, delegering av praktiske og taktiske oppgaver – å ta i bruk en styreportal kan brukes som brekkstang til å heve nivået på alt styrearbeid, både mellom møtene og i selve styrerommet.
Særlig den første tiden etter at man har tatt en digital styreportal i bruk, er det lurt å ta en fot i bakken med jevne mellomrom. Hvordan brukes portalen? Er det funksjoner vi ikke bruker, som vi kanskje burde bruke? Forstår alle hvordan portalen fungerer? En slik statussjekk kan tidlig fange opp eventuelle utfordringer for styret, og man kan koble på leverandør hvis noen trenger en gjennomgang.
En styreportal er en digital løsning for styrearbeid, som samler styrets arbeid på én plattform. Styreportalen erstatter e-post og fysiske dokumenter, og gir dermed også miljøgevinst i tillegg til sikkerhet og oversikt.
En god styreportal automatiserer en stor del av det praktiske styrearbeidet for administrasjonen, og løfter også nivået på informasjonssikkerheten for styret. En profesjonell styreportal lar både styreleder, styremedlemmer, daglig leder og styresekretær bruke tiden sin på det som virkelig betyr noe -skape verdi for organisasjonen.
En god styreportal er bygget for å håndtere både komplekse og enklere styreorganisasjoner, og bidra til godt styrearbeid uansett. Viktige funksjoner en profesjonell portal bør inneholde, er sikker håndtering av dokumenter, automatisering av møteprosesser, sikker digital signering, løsning for intern kommunikasjon, og gode sporingsmuligheter.
Når du skal velge hvilken styreportal ditt styre trenger, er det viktig å vurdere kriterier som sikkerhet, pris, brukervennlighet, support og opplæring. Det kan også lønne seg å ha et aktivt forhold til implementeringen av løsningen, både teknisk (hvordan får vi lagt inn eksisterende dokumenter?) og prosessmessig (hvordan endrer vårt arbeid seg meden portal, kontra nå?). En profesjonell leverandør vil ha gode svar på dette, og bistå kostnadsfritt ved behov.
Styreplan er en trygg og enkel styreportal å forholde seg til - også på pris.
Hos oss betaler du en lav månedlig abonnementspris per person, uten skjulte kostnader.
Ideelle organisasjoner
Foreninger & lag
Stiftelser
Revisor
Attføringsbedrifter
