Var dette et produktivt møte? Var møteledelsen effektiv? Var dette møtet god tidsbruk for deg? Spør fem deltagere etter et møte og du vil få fem ulike svar - kanskje med unntak av siste spørsmål...
Alle har personlige behov og forventninger som definerer hva som oppleves som effektivt, i akkurat dette møtet.
Felles for de fleste er at det er fort gjort at ansvaret for møtets (manglende) effektivitet legges på møteleder. For selv om alle har interesse av gode møter, hviler det naturligvis et større ansvar på den som har innkalt til møtet.
"En av lederens første oppgaver bør være å hjelpe gruppen til å etablere et sett av grunnleggende normer som stimulerer medlemmene til å oppføre seg på måter som bidrar til at gruppen fungerer effektivt.”
(Bang & Midelfart, 2012)
Ingen er interessert i å bruke tiden sin på møter som oppleves unødvendige. Effektiv møteledelse trenger heldigvis ikke være veldig komplisert. Lager du generelle spilleregler for møtene, og disse følges, vil møtene bli mer produktive, og ikke minst oppleves mer produktive. Kjapt og greit:
Halvparten av all møtetid oppleves som bortkastet. Felles spilleregler motiverer gruppen som helhet og gir møteleder autoritet og fullmakt til å håndheve spillereglene. Det viktigste her er at spillereglene er godt forankret i gruppen, slik at alle drar i samme retning.
Effektiv ledelse av møter krever at hele gruppen har en felles forståelse av hva spillereglene er – som igjen legitimerer møteleders autoritet og fullmakt til å håndheve spillereglene.
Gjør det enkelt: Start med regler alle er enige om. Still enkle spørsmål: Kan vi ta med mobiltelefon inn i møtet? Er det ok at man snakker i mobiltelefonen eller sender sms under møtet? … Ok, da er vi enige om å skru av telefonen før møtet…
Spillereglene kan være generelle for organisasjonen eller spesifikke for møtets/gruppens formål eller ulike sakstyper. Det vesentlige er at det er enighet om spillereglene og at de kommuniseres både før, under, og etter møtet. Heng gjerne opp spillereglene godt synlig.
Når spillereglene er på plass kan gruppen ”spille med” møteleder og evaluere hvor effektiv hun er. Møteleder har et praktisk verktøy til å støtte og evaluere egen møteledelse.
Spilleregler alene er ikke nok til å sikre effektiv møteledelse, men de bidrar i vesentlig grad i utviklingen av ønsket møtekultur.
Her får du noen tips til spilleregler du kan bruke som utgangspunkt i din møtegruppe:
Hver sak i møtet skal tydelig merkes med sakstype, og alle møtedeltakere skal vite hvordan de skal forholde seg til hver av de tre sakstypene:
Godt møte!
Styreplan er en trygg og enkel styreportal å forholde seg til - også på pris.
Hos oss betaler du en lav månedlig abonnementspris per bruker, uten skjulte kostnader.
Ideelle organisasjoner
Foreninger & lag
Stiftelser
Revisor
Attføringsbedrifter
