Hva vil det si å være styresekretær i en profesjonell styreorganisasjon? Hvilke ansvarsområder skal og bør du ta på deg, og hva kan du egentlig bidra med?

I dette første kapittelet av Styresekretærens håndbok vil vi svare på disse to spørsmålene, i tillegg til å snakke litt om hvordan du som styresekretær kan spille en stor rolle i verdiskapingen for ditt styre.

Denne artikkelserien har som mål å fungere som en håndbok og et rammeverk for deg som er styresekretær, og å hjelpe deg til å bekle din rolle godt. Styresekretæren kan være en utrolig ressurs for styret både i det praktiske møtearbeidet, og i all jobben som gjøres mellom og uavhengig av møtene. God lesning!

Hvem er styresekretæren?

Styresekretæren er først og fremst en rolle. I noen organisasjoner kan det også være en tittel og en dedikert stilling, men som regel er det en rolle som en person må utøve for at et styre skal fungere – en rolle som stort sett bekles av daglig leder eller andre i organisasjonen.

Hva skal styresekretæren gjøre?

Styresekretæren samarbeider tett med ledelsen – styrets leder, daglig leder – rundt planlegging og koordinering av møter (som for mange nesten kunne vært en fulltidsstilling i seg selv!). Sammen forbereder sekretær og ledelsen årsplanen og agenda for hvert styremøte, inkludert planlegging og tilrettelegging av alle praktiske sider ved gjennomføringen av møter.

Styresekretæren har også ansvar for å skrive protokollen for hvert styremøte. Dette går vi i dybden på i neste kapittel av Styresekretærens styrebok – følg med! 

Å være styresekretær er altså mer enn å skrive møtereferater som «flue på veggen» i styremøtene. Som styresekretær er du en levende kommunikasjonssentral, et bindeledd ikke bare mellom styret og daglig ledelse i organisasjonen, men også mellom styremedlemmene.

Hva kan styresekretæren bidra med utover dette?

Å være så tett på den øverste ledelsen (styret og daglig leder) også utenom møtene, gjør styresekretæren til en av organisasjonens nøkkelpersoner. Som styresekretær håndterer du ofte sensitive selskaps- og personopplysninger, og må sørge for å holde disse konfidensielle, tilgjengelige, og sikre.

Du er en viktig støttespiller for ledelsen (styreleder og styret, daglig leder), og mange styresekretærer fungerer i praksis som en rådgiver i og mellom styremøtene. Ofte faller det på styresekretæren å sørge for at styret er oppdatert på, og etterlever, både etiske og juridiske forpliktelser i sitt arbeid.

I tillegg er det naturlig at du fungerer som mentor og støttespiller for nyvalgte styremedlemmer. Eksterne styremedlemmer må informeres om organisasjonens historie og utvikling, arbeidsmetoder, systemer og drift, og som styresekretær kan du ha mye å bidra med på dette området.

Styremedlemmer rekruttert internt i organisasjonen bør ha denne kunnskapen allerede, men kan trenge en gjennomgang av nevnte etiske og juridiske sider av styrearbeidet, samt hvordan styret jobber i praksis, hvilke hjelpemidler (Teams, Styreplan, og lignende) som brukes, og hva slags spilleregler styret har for sine møter (styreinstruksen).

Styresekretærens rolle i organisasjonen

Styremøtene er en sentral del av styresekretærens arbeid, selv om det er mellom møtene det meste av jobben legges ned. Det begynner selvfølgelig med deltakelse og referatskriving i møtet, og etter møtet må protokollen ren- og finskrives, gjennomleses, og sendes til signering. Bruker du en styreportal som Styreplan er ikke dette en stor jobb, hverken for deg eller styret.

For deg som er styresekretær i kraft av din stilling som daglig leder, eller samarbeider tett med daglig leder også utenom styremøtene, kan ditt største bidrag til verdiskaping ligge i oppfølgingen av styremøtet. Ble det tatt noen beslutninger i møtet som krever handling, så bør dette resultere i en eller flere håndfaste oppgaver.

Det er naturlig at du, i kraft av å være et viktig bindeledd mellom styret og administrasjonen, har kontroll på hvem som skal ta ansvaret for å gjennomføre disse oppgavene – og bidrar i oppfølgingen av disse.

Oppsummering

Vårt viktigste poeng i denne artikkelen har vært å fremheve den viktige jobben du som styresekretær kan gjøre, og at en god styresekretær er en sentral støttefunksjon og en sentral aktør i styrets arbeid, som kan være med og løfte verdiskapingen til hele styreorganisasjonen.

Styresekretærens største bidrag og ansvar ligger i alt som gjøres mellom styremøtene – både i den løpende kommunikasjonen, planleggingen, forberedelsene og gjennomføringen av møtene, og etterarbeidet, inklusive praktisk oppfølging av styrets beslutninger.

Som bindeledd mellom styre og administrasjon er du er nøkkelperson for organisasjonen, og kan fungere som både gjeter og katalysator for fremgang og endringer.

Dette er første artikkel i en serie om styresekretærens ansvar og oppgaver, og hvordan du som styresekretær kan skape verdi for ditt styre og organisasjonen som helhet.

I tillegg til den viktige jobben du gjør rundt møtene, der du håndterer innkalling, agenda, og protokoll fra hvert styremøte, kan du (og hvis du er daglig leder, må du) også ta ansvar for oppfølging av styrets beslutninger.

Vi håper denne artikkelen har gitt deg noen innledende tanker om hvordan du kan fylle din rolle som styresekretær på en god måte.

I fremtidige artikler vil vi dykke dypere ned i de forskjellige aspektene ved det å være styresekretær, og summen vil utgjøre en komplett håndbok for den profesjonelle styresekretæren.

Denne artikkelen er en del av vår serie Styresekretærens styrebok – for å få med deg fremtidige kapitler i serien, følg oss på LinkedIn!