Kommunikasjon er grunnmuren i en fungerende styreorganisasjon – både innad i styret, og mellom styret og organisasjonsledelsen. Som styresekretær har du en nøkkelrolle både som tilrettelegger og katalysator for at denne kommunikasjonen flyter godt.

I dette kapittelet snakker vi om hvorfor kommunikasjon er viktig, og gir deg noen tips om hvordan du kan sørge for at kommunikasjonen fungerer for deg og ditt styre.

En rask avklaring før vi begynner: med kommunikasjon mener vi her prosessen med å dele informasjon. Informasjonen er selve budskapet som formidles. Begge deler er viktig for deg som styresekretær, og vi vil gå mer inn på de to gjennom kapittelet. God lesning!

Hvorfor er god kommunikasjon viktig?

God kommunikasjon skaper tillit og trygge rammer for alle involverte parter. Kommunikasjon danner grunnlaget for verdiskapende arbeid innad i styret, og samarbeid med resten av organisasjonen og eksterne interessenter.

Når alle som bør få informasjon, får informasjonen til riktig tid, kan gjøre noe med den, og vet hvem og når de skal svare, er kommunikasjonen god. God kommunikasjon er dermed ikke begrenset til å dele informasjon med riktige mennesker, men handler like mye om å lage et velfungerende helhetlig rammeverk for informasjonshåndtering.

Hvordan sikre god kommunikasjon?

Enten dere planlegger ett møte av gangen, eller legger opp et årshjul med planlagte møtedatoer, er det mye praktisk informasjon som skal kommuniseres til styret før og etter hvert møte. I tillegg skal mye informasjon som ikke er direkte relatert til møter, deles fortløpende med styret også mellom møtene.

Her vil det være stor variasjon i praksis. Det er viktig å skille den daglige ledelsen fra styrets ledelse – rollene må ikke blandes sammen. Derfor må eventuell kommunikasjon/informasjon være godt regulert (av for eksempel en styreinstruks(last ned)). Begge disse kommunikasjonsstrømmene kan (og bør) styres av deg som styresekretær.

Møterelatert kommunikasjon

Praktisk kommunikasjon i forbindelse med styremøtene er på mange måter grunnfunksjonen til en styresekretær. Før møtet er det ditt ansvar å sørge for å gi hvert styremedlem best mulig grunnlag for å forberede seg godt til styremøtet, ved at du utarbeider og sender ut (eller gjør tilgjengelig via styrets styreportal) innkalling, agenda og styredokumenter (beslutningsgrunnlag).

Under og etter møtet tar du ansvar for protokollen, som du ble godt kjent med i Styresekretærens styrebok – kapittel 2 (Protokoller, protokoller).

Informasjon utenom møtene

Jevnlige statusrapporter på pågående prosjekter, oppfølging av styrets beslutninger, hendelser, utfordringer, og prestasjoner, fra organisasjonen via deg som styresekretær og ut til styret, kan være en god motivator for det enkelte styremedlem.

Når styret opplever at arbeidet de gjør får faktiske konsekvenser og resultater, og får følge disse tett, øker følelsen av eierskap.

En annen fordel med slik jevnlig informasjon, er at styrets møtetid kan brukes mer effektivt. Både antall orienteringssaker og lengden på dem kan kuttes ned hvis styret er orientert i forkant.

I tillegg vil du se at enkelte styremedlemmer vil være mer «på ballen» og komme med innspill og forslag inn mot møtene, fordi de har fått ta til seg informasjonen du sendte ut i eget tempo og når det passet dem.

Kommunikasjonsplattformer for styret

Som du husker fra forrige kapittel i Styresekretærens styrebok (eller denne artikkelen om dokumentdeling med styret), er e-post en lite sikker kommunikasjonskanal. I tillegg har e-post to andre store svakheter:

• E-posttråder blir raskt uoversiktlige
  
  
• Alle får haugevis med e-poster daglig

Resultatet blir at styremedlemmene ikke får med seg informasjon, ikke forstår hva som er utdatert og oppdatert informasjon, eller de mister tråden – bokstavelig talt!

Likevel ender mange opp med å bruke e-post både til en- og toveis kommunikasjon. Vår påstand er at det er fordi e-post er velkjent for oss alle, og fremstår som minste motstands vei. Det stemmer til en viss grad, men du skal ikke ha vært styresekretær lenge før du innser hvor mye arbeid det faktisk krever av deg å opprettholde god kommunikasjonsflyt over e-post.

Det finnes mange plattformer for toveis- og gruppekommunikasjon, som vil være en oppgradering fra e-post. Microsoft Teams og Slack er to eksempler på løsninger som allerede brukes av mange i andre sammenhenger, og som kan forenkle kommunikasjonsflyten til, og med, ditt styre.

For den GDPR-bevisste kan det likevel være greit å huske på at dette er plattformer levert av amerikanske selskaper. Gratisversjonen av Slack har også tidsbegrensning på lagring av din kommunikasjon (90 dager pr januar 2024), så historikken vil bli borte med mindre du også benytter deg av alternative plattformer (Dropbox, Google Drive) for oppbevaring av dokumenter.

Det beste alternativet er naturligvis en dedikert styreportal fra en norsk leverandør, som Styreplan, Bård, Orgbrain, Admincontrol.

En styreportal skal være et godt støttesystem både for styret og for deg som styresekretær, og ivareta din organisasjons datasikkerhet på en tilfredsstillende måte.

Oppsummering

I dette kapittelet har vi argumentert for at god kommunikasjon skaper tillit og trygge rammer for alle involverte, og at det er naturlig at du som styresekretær tar ansvar for å etablere et rammeverk for kommunikasjon, både for praktisk møteinfo og for løpende informasjonsdeling, i samarbeid med styrets leder.

Sørg for at rammeverket inkluderes i styreinstruksen, slik at alle vet hva de skal forholde seg til!

Gode rutiner for informasjon til styret, for eksempel jevnlige oppdateringer på pågående oppgaver, prosjekter, utfordringer og hendelser, kan gjøre styremøtene mer produktive og tidseffektive. I tillegg vil hvert styremedlem kunne ta til seg informasjonen i eget tempo, og få tid til å forberede seg godt til møtene.

Det finnes gratisløsninger for kommunikasjon som er enklere og tryggere enn e-post, men skal du ha best mulig kommunikasjon kommer du ikke utenom en styreportal.

Desto bedre verktøy du har for å effektivisere og forenkle din jobb som styresekretær, desto mer bidrar du til verdiskaping i styreorganisasjonen.

Denne artikkelen er en del av vår serie Styresekretærens styrebok – for å få med deg fremtidige kapitler i serien, følg oss på LinkedIn!