Det hadde vært veldig enkelt å åpne dette kapittelet med «verden beveger seg stadig raskere» eller «digitaliseringen har endret samfunnet for alltid», men vi begynner å bli lei av å lese disse frasene overalt selv.

Ja, verden er i stadig endring – men det har den også alltid vært. Og som alltid må man aktivt jobbe med kompetanseheving for å henge med, og for å utnytte nye muligheter etter hvert som de dukker opp.

I dette kapittelet av Styresekretærens styrebok får du en oversikt og en innføring i hvordan du som styresekretær kan identifisere behov for kompetanseheving i ditt styre, og eksempler på områder hvor du kan ta ansvar for å hjelpe styret med å holde seg oppdatert.

La oss være tydelige på dette fra start: å sørge for at styremedlemmene skaffer seg (og opprettholder) relevant kompetanse, er ikke ditt ansvar. Hvert styremedlem skal og bør selv holde seg oppdatert, og norske styremedlemmer er jevnt over gode på dette.

Det sitter heldigvis mange ressurspersoner i norske styrer, som tar sine verv på alvor og ønsker å forbedre seg og bidra til verdiskaping. Det du kan bidra med i din rolle, er å sørge for at du selv har kompetanse til å gjøre din jobb best mulig, og å hjelpe styret med å holde seg oppdatert.

Sørg for egen kompetanseheving

Som styresekretær er du "flue på veggen" i det styrende organet i din organisasjon, og vil få verdifull innsikt i ikke bare organisasjonen, men menneskene og samhandlingen i styret. Snakk med daglig leder og styreleder mellom møtene, gå gjennom prosessene og still praktiske spørsmål. Din viktigste ressurs som styresekretær er deg selv - og en god styresekretær kan være enormt viktig for styret.

Kompetanseutvikling er den viktigste investeringen du kan gjøre, både for styrets del og din egen. Hvis du er daglig leder, kan du også "ha styresekretær-brillene på" når du jobber aktivt for å holde deg oppdatert på relevant utvikling – politisk, teknologisk, juridisk, og ellers – som treffer din bransje og organisasjon.

Ved å være i forkant her gir du deg selv best mulig utgangspunkt for å gjøre en god jobb som styresekretær. Allerede to år før aksjeloven ble endret slik at elektronisk protokollsignatur ble gjort likestilt med penn og papir, ble vi kontaktet av den første styresekretæren blant våre kunder som lurte på om vi kom til å få den muligheten inn i Styreplan.

Vårt svar var at det kom vi selvfølgelig til å gjøre, og vedkommende takket og sa hun nå kunne informere styret om at protokollsigneringen fremover kom til å bli mye enklere for dem.

Vi sier ikke at alle skal følge med på alt som rører seg og lese alle høringsnotater på regjeringens nettsider, men det går altså an å være imponerende tidlig ute som styresekretær!

Identifiser kompetansebehov i styret

Du har kontroll på de praktiske møteprosessene – innkalling, dokumentdeling, agenda, protokoll, oppgaver – og du har oversikt over de viktigste trendene og områdene for deres organisasjon og bransje. Neste steg for deg blir da å se hvilke trender og områder ditt styre bør sette seg ekstra godt inn i.

Som styresekretær er naturligvis ditt viktigste ansvar de praktiske møteprosessene, som vi lenker til over (og allerede har snakket mye om i tidligere kapitler). Dette arbeidet innebærer likevel løpende kommunikasjon med både styret som enhet og hvert enkelt styremedlem. Du er derfor godt plassert til å vite hvilke områder styret fungerer godt på, og hvilke som er mer utfordrende.

Et «område» kan være så mangt, men her er noen spørsmål som kan gi deg noen svar:

• Finnes det noe som kan være lurt for (noen i) styret å lære mer om, for eksempel:
• Aksjeloven?
• Andre lover?
• Ny teknologi?
• Aspekter ved den daglige driften i organisasjonen?
• Konkurrenter?
  
  
• Samarbeider og samhandler styret godt internt, får alle brukt sin kompetanse?
  
  
• Er alle i styret komfortable med de tekniske hjelpemidlene styreorganisasjonen bruker?

Som styresekretær kan du bidra med innspill til hvordan styret fungerer på den praktiske biten, både hva gjelder bruk av tekniske hjelpemidler og hvordan de besvarer innkallinger, sigmerer protokoller, og lignende.

Styreleder og daglig leder kjenner styret best , og er godt posisjonert til å få et inntrykk av styrets dynamikk – som enhet, i mindre grupper og mellom de enkelte styremedlemmene – og hvordan styret fremstår utad, enten det er mot resten av organisasjonen eller andre interessenter.

Legg til rette for styrets læring og utvikling

Som aktiv deltaker i alle styremøter, har styrets leder fingeren på pulsen til styret, og en praktisk innfallsvinkel. Det er naturligvis i styreleders interesse at styret kontinuerlig utvikler sin kompetanse, og som gruppe og på individnivå jobber for å gjøre sitt arbeid best mulig.

Hvis styreleder ber deg om å komme med innspill til praktisk kompetanseheving, kan du ta utgangspunkt i "område"-punktene over, og gå gjennom disse sammen med styreleder og daglig leder.

I fellesskap finner dere noen mulige metoder for å tette kompetansehull eller oppmuntre til utvikling, avhengig av hvor mange i styret det gjelder og hvor kritisk dere oppfatter behovet å være. Dette er vårt forslag til en «eskaleringsstige»:

• En personlig prat eller en skriftlig melding til styremedlemmet det gjelder:
• «Du pleier ikke å svare på møteinnkallingene, skal jeg vise deg hvordan du gjør det?»
• En kort orientering i et styremøte:
• «Det er vanskelig for oss å planlegge møtene godt når dere ikke svarer på møteinnkallingene, fremover forventes det at alle svarer Ja eller Nei til innkallingene når de sendes ut, får alle til det?»
• Egen sak på agendaen i et styremøte, med varighet og saksbeskrivelse:

Jo høyere opp på eskaleringsstigen dere mener dere bør ligge, desto større er sjansen for at det kan være lurt å iverksette mer grundige fellessesjoner for kompetanseheving. Det kan bety at styret samles til workshops (også vi som nesten kom gjennom artikkelen uten å nevne ordet, da), drar på kurs, henter inn ekstern ekspertise for et spesialtilpasset foredrag, eller ellers legger tid og ressurser i egen kompetanseheving.

Din jobb som styresekretær vil da primært bestå av den administrative delen, slik som for et ordinært styremøte. Alt skal planlegges, koordineres, og passe for alle – kompetanseheving er ikke venstrehåndsarbeid* for styresekretæren!

* Artikkelforfatter er selv venstrehendt

Oppsummering

I dette kapittelet har vi snakket om din egen kompetanseheving, og hvordan du kan bruke din kompetanse til å bidra med kompetanseheving også for styret – som gruppe og individuelt.

Som styresekretær er du naturligvis først og fremst ansvarlig for egen kompetanseheving, og å holde deg oppdatert på områder som har innvirkning på ditt arbeid. Å sørge for kompetanseheving hos styret er rett og slett ikke ditt ansvar, men styrelederens og det enkelte styremedlems.

Likevel er du gjennom din rolle godt plassert for å identifisere hvilke kompetansebehov styret har, og du kan bruke dette til å hjelpe styret til å bli mer verdiskapende for organisasjonen.

Sammen med styrets leder, kan du avdekke kompetansehull og finne passende metodikk for å tette disse hullene. Er du selv oppdatert på relevante teknologiske nyvinninger og regulatoriske endringer, kan du til og med bidra til å sørge for at hullene aldri oppstår, og at ditt styre alltid er «i forkant».

Kompetanse i både «hard» og «soft skills» er viktig for styret, som skal fungere sammen. Basert på metode styreleder velger for styrets kompetanseheving, kan det bli en del administrativt arbeid på deg inn mot det eventuelle kurset, foredraget, eller workshopen. Der får du nytte av din kompetanse som styresekretær!

Denne artikkelen er en del av vår serie Styresekretærens styrebok – for å få med deg fremtidige kapitler i serien, følg oss på LinkedIn!