For bruker som har registrert seg for prøveperiode: Ved prøveperiodens utløp vil du i Styreplan bli bedt om å registrere faktureringsadresse. Når du registrerer din faktureringsadresse godkjenner du samtidig Tjenesteavtalen slik den er beskrevet under. En kopi arkiveres i din klient. Dersom du ikke ønsker å inngå avtale ved prøveperiodens utløp, blir dine prøvedata slettet automatisk.
Denne Tjenesteavtalen trer i kraft når Kunde aksepterer tilbud om bruk av tjenesten Styreplan fra Styreplan AS (leverandør). Ved inngåelse av tjenesteavtale inngås samtidig en Databehandleravtale mellom Kunde (behandlingsansvarlig) og Styreplan AS (databehandler). For gjeldende versjon av Databehandleravtalen, se her.
Tjenesten er en SaaS (Software as a Service) for organisering, planlegging, administrasjon, gjennomføring og oppfølging av møtevirksomhet for styrer, generalforsamlinger/årsmøter, komitéer, utvalg, ledergrupper, styringsgrupper, m.m..
Tjenesten Styreplan har funksjonalitet for:
Funksjonalitet kan endres over tid og variere avhengig av konfigurasjonsvalg.
Når Tjenesteavtalen er inngått kan Kundens brukere opprette nye grupper[1] under avtalen etter behov. Dette gjøres inne i applikasjonen.
Tjenesten produseres på Styreplan AS´dedikerte maskiner og er tilgjengelig for Kundens brukere på internett. I tillegg til bruk av webversjon kan Kundens brukere laste ned Styreplan App til smarttelefon og nettbrett.
[1] En gruppe er definert som er organisasjonsenhet, f.eks. styret, aksjonærgruppen, ledergruppen, styringsgruppen, osv.. Du kan også knytte flere foretak til samme avtale (fakturamottaker), f.eks. i konsernsammenheng.
Minimum oppetid skal være 99,9% per år. Faktisk de siste 12 måneder (per november 2024) var 99,97%.
Vedlikehold, oppdateringer, o.l. som kan medføre nedetid skal i den grad det er praktisk mulig utføres mellom 22.00 og 07.00 og varsles senest 7 dager før.
Responstid kundestøtte: Henvendelser mellom kl.7.00 og kl.22.00 besvares innen 2 timer. Forøvrig, samt på røde dager, senest påfølgende arbeidsdag kl.9.00.
95% av samtalene skal besvares innen ett minutt. Faktisk siste 12 måneder var 96% pr november 2024.
Informasjonssikkerhet (herunder personvern) skal ivaretas med organisatoriske, menneskelige og tekniske tiltak. For å sikre kvalitet i arbeidet med informasjonssikkerhet er Styreplan AS sertifisert i henhold til ISO 27001, en anerkjent internasjonal standard for styring av informasjonssikkerhet.
Styreplan AS forplikter seg til å sikre konfidensialitet for kundens data. Kundens data skal kun være tilgjengelig for brukere registrert av Kunde og kun etter autentisering. Styreplan AS ansatte har taushetsplikt om alle forhold knyttet til Kunden. Dette sikres med etiske retningslinjer, taushetserklæring, styring av tilgang til aktiva basert på arbeidsrelatert behov og logging av systemaktivitet. Ansattes eventuelle tilgang til Kundens grupper krever Kundens skriftlige ordre/samtykke.
Styreplan AS skal drifte og utvikle systemet slik at dataenes integritet bevares. Innlogginger og vesentlige endringer registreres i hendelseslogg og i teknisk logg. Hendelsesloggen er til enhver tid tilgjengelig for Kunde. Data er fysisk sikret på dedikerte maskiner hos hostingleverandør i Norge. Løpende sikkerhetskopiering og lagring hos tredjepart (i Norge) muliggjør effektiv gjenoppretting av driftsmiljø ved en eventuell hendelse.
Styreplan AS har ikke ansvar for forhold som ligger utenfor leverandørens kontroll, med unntak av ansvar som følger av personopplysningsloven.
Ethvert drifts- eller informasjonssikkerhetsavvik som berører Kunde rapporteres uten ugrunnet opphold, direkte (telefon, e-post) eller indirekte via nettside og/eller innloggingsside.
Ved avslutning av kundeforholdet tilgjengeliggjøres data for Kunden i lesbar elektronisk form. Data slettes 3 måneder etter utløp av avtaleperiode. Av sikkerhets- og tekniske grunner vil Kundens backupdata og tekniske logger lagres i opptil 14 måneder.
Kunden har eiendomsretten til data som Kundens brukere behandler i Styreplan.
Kunden forplikter seg til å benytte tjenesten i tråd med tjenestens formål (pkt 1 over), aktuelle lover og etiske standarder. Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Styreplan og aksepterer Styreplan AS standard databehandleravtale med mindre annet er avtalt.
Ved inngåelse av avtale blir én bruker hos Kunde registrert i Styreplan som Kontaktperson. Kontaktpersonen plikter å sørge for at alle brukere under avtalen overholder Kundens retningslinjer for informasjonssikkerhet og Styreplantjenestens formål.
Kunden ved kontaktpersonen er ansvarlig for å definere sikkerhetsnivå for innlogging og dokumentsignering. Kundens gruppeadministrator styrer hvem som har tilgang til Kundens grupper, herunder hvem som har administratorrettigheter i gruppen.
Gruppeadministrator administrerer rettigheter innenfor gruppen slik at en eller flere administratorer administrerer gruppe(r) i Styreplan. Administrative funksjoner omfatter bl.a.:
Ved avslutning av avtaleforholdet sendes oppsigelse til post@styreplan.no eller direkte til Kundens kontakt i Styreplan AS. Innen oppsigelsestidens utløp gjennomfører Kundens kontaktperson en avslutningsrutine inne i applikasjonen. Prosessen inkluderer en dataeksport (zip-fil) som lastes ned til Kunde. Dataeksporten inneholder alle data fra møter/behandlinger, biblioteket (datarom) og brukerregister, for alle grupper. Kunden plikter å kontrollere filens innhold før rutinen avsluttes med slettebestilling.
Tjenesten fra Styreplan AS kan ikke videreselges eller på annen måte overlates eller overdras til andre uten særskilt avtale med leverandøren. Det er ikke adgang til å kopiere eller på noen måte ettergjøre produktet eller deler av det.
Dersom annet ikke er avtalt skriftlig gjelder priser som vist på Styreplans hjemmeside.
Abonnementskostnader faktureres forskuddsvis halvårlig basert på avtalt fastpris eller antall unike brukere knyttet til avtalen. Eventuelle etableringskostnader/ bistand faktureres etter nærmere avtale. Kundekredittiden er 14 dager.
Priser kan reguleres periodisk med konsumprisindeksen etter StatistiskSentralbyrås modell.
Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Oppsigelse skjer til post@styreplan.no hos Styreplan AS eller skriftlig til kontaktperson, daglig leder, styreleder hos Kunden.
Styreplan AS plikter å varsle Kunden om eventuelle endrede avtalevilkår senest 3 måneder før endringer trer i kraft dersom endring er til Kundens ugunst. Standard Tjenesteavtale oppdateres periodisk på Kundens hjemmeside.
Begge Parter kan overdra rettigheter og plikter etter denne avtale til annet selskap så lenge Partenes respektive tjenester er ment å bestå videre uten vesentlige endringer i idé eller form, og så lenge Partene ikke har saklige grunner for å nekte en slik overdragelse.
Eventuelle tvister som følge av denne avtale skal søkes løst i minnelighet. I mangel av minnelig løsning, vedtar Partene Oslo Tingrett som verneting.
Kunde som er underlagt finanstilsynsloven gis rett til å kontrollere, herunder revidere de av Styreplan AS aktiviteter som er knyttet til denne avtalen. Styreplan AS skal med utgangspunkt i virksomhetens art, omfang og kompleksitet, bistå Kunde med å etterleve IKT-forskriften, forskrift om meldeplikt ved utkontraktering av virksomhet mv og forskrift om risikostyring og internkontroll, herunder rapportering av f.eks. tilgjengelighet og driftsavvik.
Finanstilsynet gis tilgang til Styreplan AS etter nærmere avtale dersom tilsynet finner det nødvendig som et ledd i tilsynet med Kunden.
Oslo, 21.11.2024
Henry J.O. Wengstrøm
Daglig leder
Styreplan AS
henry@styreplan.no
