Styremøte - aksjelovens krav

Aksjeloven stiller krav til styret og daglig leder. Med bakgrunn i lovens krav blir det stadig viktigere å følge lover og regler rundt styrearbeidet – fra planlegging og gjennomføring av møter, til oppfølging og protokollarbeid.

Rutineoppgaver må gjennomføres med stor nøyaktighet og er tidkrevende for daglig leder, styreleder, og andre med ansvar for styrearbeid.

‍

Her følger et utvalg krav aksjeloven stiller til styrearbeidet:

‍

Krav til dokumentasjon

§ 1-6 Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon

1. Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte.
   
   Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge.
   
   
2. Krav i denne loven om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger.
   
   
3. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som anses som betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring, og sikkerhetsnivået for signatur.

Denne paragrafen spesifiserer ikke hvilke dokumenter den gjelder, men aksjeloven inneholder flere spesifikke dokumentasjonskrav i andre paragrafer. Dokumentasjon som omfattes av kravene over, er typisk:

Avhengig av selskapsstørrelse, type virksomhet eller i spesielle tilfeller, kan det finnes andre dokumentasjonskrav. Listen over må derfor ses som en rettesnor og en veiledning, ikke som en uttømmende fasit.

‍

Krav til saksforberedelse

§ 6-21 Forberedelsen av saker

1. Daglig leder forbereder saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder.
   
   
2. En sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

Nøkkelformuleringen her er tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Før et styremøte, skal sakene forberedes slik at styret får nok god informasjon til å fatte vedtak. I praksis betyr det at:

‍

Krav til innkalling

§ 6-22 Varsel om styrebehandling

Styrebehandling varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.

Kravene til en innkalling er like enten man skal ha fysisk eller digitalt styremøte. Det finnes ingen formelle juridiske krav til hvordan en innkalling til styrebehandling skal se ut, men det stilles innholdskrav.

Les mer i vår artikkel om styremøteinnkalling her.

‍

Krav til protokollføring

§ 6-29 Styreprotokoll

1. Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Den skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger.
   Det skal fremgå at saksbehandlingen oppfyller kravene i § 6-24.
   
   
2. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot.
   Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
   
   
3. Protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.
   Har styret minst fem medlemmer, og er beslutning truffet i møte, kan styret velge to til å signere.
   I så fall skal kopi av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.
   
   
4. Protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

Du kan lese mer om protokollarbeid og oppbevaring i denne artikkelen.