Blog Layout

Innkalling til styremøte

Simon Wengstrøm • mars 16, 2023

Hvordan kalle inn til et styremøte?

Det blir stadig vanligere å sende møteinnkallinger direkte i mottakers epostkalender, også på styrenivå.

Dette er en effektiv måte å kalle inn til styremøter på, og sørger for at styret enkelt kan sette av tid til møtene.

Det finnes ingen formelle juridiske krav til hvordan en innkalling til styrebehandling skal se ut, men den må sikre følgende:

  • Innkalling skjer på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist

  • Alle styremedlemmer og daglig leder gis anledning til å delta

  • Det er tydelig hvor, når og hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres

  • Tilgang til nok informasjon/tilfredsstillende behandlingsgrunnlag

Krav til innhold i innkalling til styremøte

Der de tre første kravene møtes med en kalenderinvitasjon, er det verre med kravet om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Det kan derfor være lurt å kombinere kalenderinvitasjon med annen distribusjon av behandlingsgrunnlag, for eksempel over epost eller ved hjelp av en fildelingstjeneste.

Informasjonen styret får fra kalenderinvitasjonen og den andre distribusjonskanalen vil samlet utgjøre en god og grundig møteinnkalling.

Eksempel på innhold i en innkalling som tilfredsstiller samtlige krav:

  • Dato, tidspunkt

  • Sted

  • Møteform (f.eks fysisk møte, skjermdeling)

  • Planlagte deltakere

  • Agenda / saksliste

  • Saksdokumentasjon (dokumenter, informasjon)

Styreplan hjelper deg med møteinnkallinger, og alle andre prosesser rundt årshjul, protokoller, dokumenter - alt av styrearbeid, enkelt og greit. Les mer her!

Styreinstruks for innkallinger

For å forenkle innkallinger, og resten av arbeidet rundt planlegging av styremøter, anbefaler vi at alle organisasjoner bør ha en styreinstruks.

Denne vil blant annet inneholde retningslinjer for innkallinger til styrets møter. Det er styreleders ansvar å utarbeide en slik instruks, som så vedtas av styret.

VANLIGE SPØRSMÅL

Når, hvor og hvordan skal møtet avholdes?

Her finnes det naturligvis ingen fasit, de fleste vil legge styremøter til mer eller mindre faste tider og på fast sted.

Merk likevel at saksbehandling via for eksempel telefon, Teams, eller annet elektronisk vis, er godkjent så lenge den gjennomføres «på betryggende vis» (Aksjeloven § 6-19).

Hvem skal delta?

Styret kan ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmer er gitt anledning til å delta. Hele styret skal innkalles.

Husk at daglig leder både har rett og plikt til å delta på styremøter (Aksjeloven § 6-19). Andre, for eksempel medlemmer av ledergruppen, kan delta for å sikre tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret.

Hva gjør man når ikke alle har mulighet til å delta?

De fleste organisasjoner reguleres av lover og egne vedtekter som stiller krav til både antall styremedlemmer og beslutningsmyndighet.

For eksempel krever Aksjelovens § 6-24 at mer enn halvparten av styrets medlemmer deltar i en behandling. Dersom det finnes varamedlemmer, skal disse kalles inn når styremedlemmer melder forfall.

Når alt dette er avklart begynner forberedelsene til styremøtets innhold. Last ned vår mal for agenda, eller få hjelp til å lage din egen.

Vil du ha bedre struktur på fremtidige styremøter?


Sjekk ut disse artiklene:

Av Simon Wengstrøm 08 Jun, 2023
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling.
Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Denne artikkelen hjelper deg som har ansvaret for agendaen for styremøtene - lær å utforme en god agenda, eller last ned vår ferdige mal!
Av Simon Wengstrøm 19 Apr, 2022
Endeløse e-posttråder og misforståelser rundt gjeldende dokumentversjoner er situasjoner de fleste med en viss erfaring med styrearbeid vil kjenne seg igjen i. I tillegg til forvirringen og frustrasjonen dette skaper, er det åpenbare sikkerhetsrisikoer ved å sende potensielt sensitivt styremateriale over e-post.

Styreplan effektiviserer ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.


Enklere blir det ikke.

FÅ EN DEMONSTRASJON

Hvordan kalle inn til et styremøte?

Det blir stadig vanligere å sende møteinnkallinger direkte i mottakers epostkalender, også på styrenivå.

Dette er en effektiv måte å kalle inn til styremøter på, og sørger for at styret enkelt kan sette av tid til møtene.

Det finnes ingen formelle juridiske krav til hvordan en innkalling til styrebehandling skal se ut, men den må sikre følgende:

  • Innkalling skjer på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist

  • Alle styremedlemmer og daglig leder gis anledning til å delta

  • Det er tydelig hvor, når og hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres

  • Tilgang til nok informasjon/tilfredsstillende behandlingsgrunnlag

Krav til innhold i innkalling til styremøte

Der de tre første kravene møtes med en kalenderinvitasjon, er det verre med kravet om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

Det kan derfor være lurt å kombinere kalenderinvitasjon med annen distribusjon av behandlingsgrunnlag, for eksempel over epost eller ved hjelp av en fildelingstjeneste.

Informasjonen styret får fra kalenderinvitasjonen og den andre distribusjonskanalen vil samlet utgjøre en god og grundig møteinnkalling.

Eksempel på innhold i en innkalling som tilfredsstiller samtlige krav:

  • Dato, tidspunkt

  • Sted

  • Møteform (f.eks fysisk møte, telefonkonferanse)

  • Planlagte deltakere

  • Agenda / saksliste

  • Saksdokumentasjon (dokumenter, informasjon)

Styreplan kan hjelpe deg med møteinnkallinger, i tillegg til alle andre prosesser rundt årshjul, protokoller, dokumenter - alt av styrearbeid, enkelt og greit. Les mer her!

Styreinstruks for innkallinger

For å forenkle innkallinger, og resten av arbeidet rundt planlegging av styremøter, anbefaler vi at alle organisasjoner bør ha en styreinstruks.

Denne vil blant annet inneholde retningslinjer for innkallinger til styrets møter.

Det er styreleders ansvar å utarbeide en slik instruks, som så vedtas av styret.

VANLIGE SPØRSMÅL

Når, hvor og hvordan skal møtet avholdes?

Her finnes det naturligvis ingen fasit, de fleste vil legge styremøter til mer eller mindre faste tider og på fast sted.

Merk likevel at saksbehandling via for eksempel telefon, Teams, eller på annet elektronisk vis, er godkjent så lenge den gjennomføres «på betryggende vis» (Aksjeloven § 6-19).

Hvem skal delta?

Styret kan ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmer er gitt anledning til å delta. Hele styret skal innkalles.

Husk at daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøter (Aksjeloven § 6-19).

Andre i for eksempel ledergruppen kan delta for å sikre tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret.

Hva gjør man når ikke alle har mulighet til å delta?

De fleste organisasjoner reguleres av lover og egne vedtekter som stiller krav til både antall styremedlemmer og beslutningsmyndighet.

Eksempelvis krever Aksjelovens § 6-24 at mer enn halvparten av styrets medlemmer deltar i en behandling.

Dersom det finnes varamedlemmer skal disse kalles inn når styremedlemmer melder forfall.

Når alt dette er avklart begynner forberedelsene til styremøtets innhold. Last ned vår mal for agenda, eller få hjelp til å lage din egen.

Vil du ha bedre struktur på fremtidige styremøter?


Sjekk ut disse artiklene:

Av Simon Wengstrøm 08 Jun, 2023
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling.
Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Denne artikkelen hjelper deg som har ansvaret for agendaen for styremøtene - lær å utforme en god agenda, eller last ned vår ferdige mal!
Av Simon Wengstrøm 19 Apr, 2022
Endeløse e-posttråder og misforståelser rundt gjeldende dokumentversjoner er situasjoner de fleste med en viss erfaring med styrearbeid vil kjenne seg igjen i. I tillegg til forvirringen og frustrasjonen dette skaper, er det åpenbare sikkerhetsrisikoer ved å sende potensielt sensitivt styremateriale over e-post.

Styreplan effektiviserer ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.


Enklere blir det ikke.

FÅ EN DEMONSTRASJON

Del denne artikkelen:

En person i en hettegenser sitter i en stol og skriver på et tastatur.
Av Simon Wengstrøm 24 Sep, 2024
Styresekretæren kan være styrets viktigste støttespiller, hjelper, og vakthund når det kommer til lovverk, retningslinjer, rammeverk, og datasikkerhet.
Av Simon Wengstrøm 16 Sep, 2024
Nå kan ditt arbeidsmiljøutvalg få sin egen gruppe i Styreplan, bygget på arbeidsmiljøloven. Med en komplett og oversiktlig møtemal, enkel møteinnkalling og referat, gir du arbeidsmiljøutvalget tryggheten og friheten til å utføre sitt oppdrag på en god måte.
Et par briller som ligger på toppen av en åpen bok
Av Simon Wengstrøm 28 Aug, 2024
Det hadde vært veldig enkelt å åpne dette kapittelet med «verden beveger seg stadig raskere» eller «digitaliseringen har endret samfunnet for alltid», men vi begynner å bli lei av å lese disse frasene overalt selv.
Flere artikler
Share by: