Blog Layout

Innkalling til styremøte

Simon Wengstrøm • feb. 15, 2022

Hvordan kalle inn til et styremøte?

Det blir stadig vanligere å sende møteinnkallinger direkte i mottakers epostkalender, også på styrenivå.

Dette er en effektiv måte å kalle inn til styremøter på, og sørger for at styret enkelt kan sette av tid til møtene.


Det finnes ingen formelle juridiske krav til hvordan en innkalling til styrebehandling skal se ut, men den må sikre følgende:


  • Innkalling skjer på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist
  • Alle styremedlemmer og daglig leder gis anledning til å delta
  • Det er tydelig hvor, når og hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres
  • Tilgang til nok informasjon/tilfredsstillende behandlingsgrunnlag

Krav til innhold i innkalling til styremøte


Der de tre første kravene møtes med en kalenderinvitasjon, er det verre med kravet om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Det kan derfor være lurt å kombinere kalenderinvitasjon med annen distribusjon av behandlingsgrunnlag, for eksempel over epost eller ved hjelp av en fildelingstjeneste.


Informasjonen styret får fra kalenderinvitasjonen og den andre distribusjonskanalen vil samlet utgjøre en god og grundig møteinnkalling.


Eksempel på innhold i en innkalling som tilfredsstiller samtlige krav:


  • Dato, tidspunkt
  • Sted
  • Møteform (f.eks fysisk møte, telefonkonferanse)
  • Planlagte deltakere
  • Agenda / saksliste
  • Saksdokumentasjon (dokumenter, informasjon)


Styreplan kan hjelpe deg med møteinnkallinger, i tillegg til alle andre prosesser rundt årshjul, protokoller, dokumenter - alt av styrearbeid, enkelt og greit. Les mer her!


Styreinstruks for innkallinger


For å forenkle innkallinger, og resten av arbeidet rundt planlegging av styremøter, anbefaler vi at alle organisasjoner bør ha en styreinstruks.


Denne vil blant annet inneholde retningslinjer for innkallinger til styrets møter. Det er styreleders ansvar å utarbeide en slik instruks, som så vedtas av styret.


Du kan laste ned vår mal for styreinstruks her.

VANLIGE SPØRSMÅL


Når, hvor og hvordan skal møtet avholdes?


Her finnes det naturligvis ingen fasit, de fleste vil legge styremøter til mer eller mindre faste tider og på fast sted.


Merk likevel at saksbehandling via for eksempel telefon, Teams, eller annet elektronisk vis, er godkjent så lenge den gjennomføres «på betryggende vis» (Aksjeloven § 6-19).



Hvem skal delta?


Styret kan ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmer er gitt anledning til å delta. Hele styret skal innkalles.


Husk at daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøter (Aksjeloven § 6-19). Andre i for eksempel ledergruppen kan delta for å sikre tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret.



Hva gjør man når ikke alle har mulighet til å delta?


De fleste organisasjoner reguleres av lover og egne vedtekter som stiller krav til både antall styremedlemmer og beslutningsmyndighet.


Eksempelvis krever Aksjelovens § 6-24 at mer enn halvparten av styrets medlemmer deltar i en behandling. Dersom det finnes varamedlemmer skal disse kalles inn når styremedlemmer melder forfall.



Når alt dette er avklart begynner forberedelsene til styremøtets innhold. Last ned vår mal for agenda, eller få hjelp til å lage din egen.

Vil du ha bedre struktur på fremtidige styremøter?


Sjekk ut disse artiklene:

Agenda for styremøte - mal og tips

Av Simon Wengstrøm • 27 Apr, 2022
Etter Aksjelovens § 6-21 har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen hjelper deg som har ansvaret for agendaen for styremøtene - lær å utforme en god agenda, eller last ned vår ferdige mal.

Forberedelser til møtet - dokumentdeling

Av Simon Wengstrøm • 19 Apr, 2022
Etter aksjeloven ( § 6-21 ) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette. 

Hvordan skrive protokoll fra styremøte

Av Simon Wengstrøm • 13 Apr, 2022
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.

Styreplan effektiviserer ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.


Enklere blir det ikke.

FÅ EN DEMONSTRASJON

Hvordan kalle inn til et styremøte?

Det blir stadig vanligere å sende møteinnkallinger direkte i mottakers epostkalender, også på styrenivå.

Dette er en effektiv måte å kalle inn til styremøter på, og sørger for at styret enkelt kan sette av tid til møtene.


Det finnes ingen formelle juridiske krav til hvordan en innkalling til styrebehandling skal se ut, men den må sikre følgende:


  • Innkalling skjer på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist

  • Alle styremedlemmer og daglig leder gis anledning til å delta

  • Det er tydelig hvor, når og hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres

  • Tilgang til nok informasjon/tilfredsstillende behandlingsgrunnlag

Krav til innhold i innkalling til styremøte

Der de tre første kravene møtes med en kalenderinvitasjon, er det verre med kravet om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.


Det kan derfor være lurt å kombinere kalenderinvitasjon med annen distribusjon av behandlingsgrunnlag, for eksempel over epost eller ved hjelp av en fildelingstjeneste.


Informasjonen styret får fra kalenderinvitasjonen og den andre distribusjonskanalen vil samlet utgjøre en god og grundig møteinnkalling.


Eksempel på innhold i en innkalling som tilfredsstiller samtlige krav:


  • Dato, tidspunkt

  • Sted

  • Møteform (f.eks fysisk møte, telefonkonferanse)

  • Planlagte deltakere

  • Agenda / saksliste

  • Saksdokumentasjon (dokumenter, informasjon)


Styreplan kan hjelpe deg med møteinnkallinger, i tillegg til alle andre prosesser rundt årshjul, protokoller, dokumenter - alt av styrearbeid, enkelt og greit. Les mer her!

Styreinstruks for innkallinger

For å forenkle innkallinger, og resten av arbeidet rundt planlegging av styremøter, anbefaler vi at alle organisasjoner bør ha en styreinstruks.


Denne vil blant annet inneholde retningslinjer for innkallinger til styrets møter.


Det er styreleders ansvar å utarbeide en slik instruks, som så vedtas av styret.


Du kan laste ned vår mal for styreinstruks her.

VANLIGE SPØRSMÅL

Når, hvor og hvordan skal møtet avholdes?


Her finnes det naturligvis ingen fasit, de fleste vil legge styremøter til mer eller mindre faste tider og på fast sted.


Merk likevel at saksbehandling via for eksempel telefon, Teams, eller annet elektronisk vis, er godkjent så lenge den gjennomføres «på betryggende vis» (Aksjeloven § 6-19).



Hvem skal delta?


Styret kan ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmer er gitt anledning til å delta. Hele styret skal innkalles.


Husk at daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøter (Aksjeloven § 6-19).


Andre i for eksempel ledergruppen kan delta for å sikre tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret.



Hva gjør man når ikke alle har mulighet til å delta?


De fleste organisasjoner reguleres av lover og egne vedtekter som stiller krav til både antall styremedlemmer og beslutningsmyndighet.


Eksempelvis krever Aksjelovens § 6-24 at mer enn halvparten av styrets medlemmer deltar i en behandling.


Dersom det finnes varamedlemmer skal disse kalles inn når styremedlemmer melder forfall.



Når alt dette er avklart begynner forberedelsene til styremøtets innhold. Last ned vår mal for agenda, eller få hjelp til å lage din egen.

Vil du ha bedre struktur på fremtidige styremøter?


Sjekk ut disse artiklene:

Agenda for styremøte - mal og tips

Av Simon Wengstrøm • 27 Apr, 2022
Etter Aksjelovens § 6-21 har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen hjelper deg som har ansvaret for agendaen for styremøtene - lær å utforme en god agenda, eller last ned vår ferdige mal.

Forberedelser til møtet - dokumentdeling

Av Simon Wengstrøm • 19 Apr, 2022
Etter aksjeloven ( § 6-21 ) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette. 

Hvordan skrive protokoll fra styremøte

Av Simon Wengstrøm • 13 Apr, 2022
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.

Styreplan effektiviserer ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.


Enklere blir det ikke.

FÅ EN DEMONSTRASJON

Del denne artikkelen:

Styreportal - styresekretærens beste venn

Av Simon Wengstrøm • 12 Apr, 2023
Er du lei av å bruke tiden din på å skrive saksliste før styremøtene? Sene kvelder, fordi saksnummereringen i protokollen må rettes etter møtet? Mister du oversikten over hvilke dokumentversjoner styret har blitt tilsendt på e-post? En styreportal som Styreplan vil gjøre ditt styrearbeid enklere og raskere, så du får brukt tiden din på det som virkelig betyr noe. Hvis du ikke helt klarer å bli overbegeistret for styrearbeidet, så er du ikke alene. Tekstformatering, konvertering av dokumenter, og renskriving av referater er sjelden veldig givende, og når du i tillegg må forholde deg til strenge juridiske krav er som regel siste rest av moro borte. Det er selvfølgelig en trøst å vite at alt pirkearbeidet du gjør, både bidrar til at aksjeloven følges og at styret får mulighet til å skape verdi i sine møter, men med en styreportal vil du kunne fortsette med dette, minus pirkearbeidet! Med andre ord:

Styrets ansvar og oppgaver

Av Simon Wengstrøm • 01 Mar, 2023
Styret i et aksjeselskap har en viktig rolle i å lede selskapet og ivareta aksjonærenes interesser. Aksjelovens kapittel 6 legger tydelige rammer for styrets arbeid, samtidig som det enkelte styre gis spillerom til å lede sitt selskap slik styret mener er best.

God oppfølging av styrets beslutninger - hvorfor og hvordan?

Av Simon Wengstrøm • 09 Dec, 2022
Styret har fått mandat fra generalforsamlingen til å kontrollere drift, økonomi og utvikling i selskapet. Til syvende og sist betyr det at hvert enkelt styremedlem er ansvarlig for at arbeidet vedkommende legger ned, skaper verdi for organisasjonen. Dette er et ansvar de aller fleste påtar seg med glede, og norske styrer er jevnt over gode verdiskapere.
Flere artikler
Share by: