Blog Layout

Innkalling til styremøte

Simon Wengstrøm • feb. 15, 2022

Hvordan kalle inn til et styremøte?

Det blir stadig vanligere å sende møteinnkallinger direkte i mottakers epostkalender, også på styrenivå. Dette er en effektiv måte å kalle inn til styremøter på, og sørger for at styret enkelt kan sette av tid til møtene. Det er ingen formelle krav til hvordan en innkalling til styrebehandling skal se ut, men den må sikre følgende:


  • Innkalling skjer på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist
  • Alle styremedlemmer og daglig leder gis anledning til å delta
  • Det er tydelig hvor, når og hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres
  • Tilgang til nok informasjon/tilfredsstillende behandlingsgrunnlag


Krav til innhold i innkalling til styremøte


Der de tre første kravene møtes med en kalenderinvitasjon, er det verre med kravet om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Det kan derfor være lurt å kombinere kalenderinvitasjon med annen distribusjon av behandlingsgrunnlag, for eksempel over epost eller ved hjelp av en fildelingstjeneste. Informasjonen styret får fra kalenderinvitasjonen og den andre distribusjonskanalen vil samlet utgjøre en god og grundig møteinnkalling.

Eksempel på innhold i en innkalling som tilfredsstiller samtlige krav:


  • Dato, tidspunkt
  • Sted
  • Møteform (f.eks fysisk møte, telefonkonferanse)
  • Planlagte deltakere
  • Agenda / saksliste
  • Saksdokumentasjon (dokumenter, informasjon)


Styreplan kan hjelpe deg med møteinnkallinger, i tillegg til alle andre prosesser rundt årshjul, protokoller, dokumenter - alt av styrearbeid, enkelt og greit. Les mer her!


Styreinstruks for innkallinger


For å forenkle innkallinger, og resten av arbeidet rundt planlegging av styremøter, anbefaler vi at alle organisasjoner bør ha en styreinstruks. Denne vil blant annet inneholde retningslinjer for innkallinger til styrets møter. Det er styreleders ansvar å utarbeide en slik instruks, som så vedtas av styret.

Du kan laste ned vår mal for styreinstruks her.



VANLIGE SPØRSMÅL


Når, hvor og hvordan skal møtet avholdes?


Her finnes det naturligvis ingen fasit, de fleste vil legge styremøter til mer eller mindre faste tider og på fast sted. Merk likevel at saksbehandling via for eksempel telefon, Teams, eller annet elektronisk vis, er godkjent så lenge den gjennomføres «på betryggende vis» (Aksjeloven § 6-19).



Hvem skal delta?


Styret kan ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmer er gitt anledning til å delta. Hele styret skal innkalles. Husk at daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøter (Aksjeloven § 6-19). Andre i for eksempel ledergruppen kan delta for å sikre tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret.



Hva gjør man når ikke alle har mulighet til å delta?


De fleste organisasjoner reguleres av lover og egne vedtekter som stiller krav til både antall styremedlemmer og beslutningsmyndighet. Eksempelvis krever Aksjelovens § 6-24 at mer enn halvparten av styrets medlemmer deltar i en behandling. Dersom det finnes varamedlemmer skal disse kalles inn når styremedlemmer melder forfall.



Når alt dette er avklart begynner forberedelsene til styremøtets innhold. Last ned vår mal for agenda, eller få hjelp til å lage din egen.






Hvis du vil ha bedre struktur på fremtidige styremøter finner du tips og informasjon i våre artikler:

Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Hvordan bør en agenda se ut? Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Det er mulig å spare tid på å benytte seg av en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen . Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte. En agenda bør som et minimum inneholde hvilke saker som skal behandles, hvem som er saksansvarlig, saksbeskrivelser og saksdokumentasjon, og forslag til styrevedtak. En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21 , ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
Av Simon Wengstrøm 19 Apr, 2022
Etter aksjeloven ( § 6-21 ) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette. 
Av Simon Wengstrøm 13 Apr, 2022
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger/vedtak Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.


Styreplan effektiviserer ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.
Enklere blir det ikke.

Få en demonstrasjon
Av Simon Wengstrøm 10 Jun, 2022
Vi er Norges eneste Miljøfyrtårn-sertifiserte leverandør av styreportal!
Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Hvordan bør en agenda se ut? Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Det er mulig å spare tid på å benytte seg av en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen . Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte. En agenda bør som et minimum inneholde hvilke saker som skal behandles, hvem som er saksansvarlig, saksbeskrivelser og saksdokumentasjon, og forslag til styrevedtak. En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21 , ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
Av Simon Wengstrøm 19 Apr, 2022
Etter aksjeloven ( § 6-21 ) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette. 
Flere artikler
Share by: