Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling.

Protokollen skal som et minimum inneholde:

• Tid og sted
  
• Deltakere
  
• Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post)
  
• Styrets beslutninger
  
• Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige
  
• Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen

I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – altså at:

• Mer enn halve styret har deltatt
  
• Alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta
  
• Eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall

Hvis du vil ha en enkel mal for protokoll, kan du laste den ned her:

Sikker håndtering og oppbevaring av styredokumenter

Sikker digital lagring (og deling) av styrets dokumenter bør være det selvpålagte minstekravet for enhver profesjonell organisasjon. Datainnbrudd rammer stadig flere, og er ikke lenger forbeholdt de største børsnoterte selskapene. Cyberkriminelle finner stadig mer effektive og kreative innganger til sensitiv organisasjonsdata, og kan skape store problemer for de som rammes.

Der større selskap gjerne opplever målrettede datainnbrudd fra profesjonelle aktører (som Visma i 2019), blir små og mellomstore organisasjoner stort sett utsatt for mer eller mindre tilfeldige angrep via usikker brukerpålogging, i tillegg til phishingforsøk. Og det kan skje alle (artikkel fra IT-leverandøren Braathe med gode lenker, hvis du vil lese mer om temaet).

Et godt skritt i riktig retning når det kommer til datasikkerhet for styredokumentene, er å ta i bruk dedikerte skylagringstjenester. Dropbox og Google Drive (G-Suite) er eksempler på dette, der du som administrator også kan diktere innloggingsmetoder for alle dine brukere.

Ulempen med generelle lagringstjenester som disse, er at de skaper manuelt arbeid – for styremedlemmene, som jevnlig må logge inn og se etter nye dokumenter, og for deg som styresekretær, som må informere styret (gjerne over e-post, som er sjokkerende lite sikkert) hver gang nye dokumenter lastes opp.

En slik skylagringstjeneste vil uansett heve nivået på datasikkerheten hos din organisasjon betraktelig kontra å belage seg på dokumentdeling på e-post, og håpe på at hvert individuelle medlem av styreorganisasjonen håndterer filene sikkert på egen maskin…

For høyeste grad av sikkerhet og brukervennlighet kommer du ikke utenom en styreportal. Tar du i bruk en styreportal fra en anerkjent norsk leverandør får du en løsning skreddersydd for styrearbeid etter norsk aksjelov, som også tar din organisasjons datasikkerhet på største alvor.

En indikasjon på at leverandøren har god sikkerhetskultur kan f.eks. være at de er ISO 27001-sertifisert (som Styreplan AS, og Admincontrol AS i Visma). For den miljøbevisste, kan en bonus være at leverandøren er Miljøfyrtårn (kun Styreplan AS).

Styreportalen Styreplan effektiviserer ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.