Protokoll fra styremøte – innhold, mal og oppbevaring

Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling*. Det vil si at hvert styremøte, enten det er fysisk eller digitalt, skal ha en protokoll. Det finnes ingen regler eller formelle krav til hvordan en protokoll skal se ut, men aksjeloven stiller strenge krav til innholdet i protokollen og oppbevaring av denne. Her i denne artikkelen tar vi det i det vi opplever som en naturlig rekkefølge: først får du innholdet i protokollen, så får du en mer utfyllende og gjenbrukbar mal, og så får du informasjon om hvordan protokollen du nå har skrevet, trygt skal oppbevares (og hvorfor det er viktig å ha et aktivt forhold til sikkerheten rundt sensitive styredokumenter, soom protokollene selvsagt er).

*Styrebehandling kan også være e-postmøter, skriftlige møter med kommentarfunksjonen i Styreplan, telefonkonferanser – rett og slett, hver gang styret behandler en sak.

‍

Hva skal styreprotokollen inneholde?

En protokoll fra et styremøte skal inneholde:

• Tid og sted
  
• Deltakere
  
• Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams & Styreplan, e-post)
  
• Styrets beslutninger
  
• Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige
  
• Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen

‍

I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – altså at:

• Mer enn halve styret har deltatt
  
• Alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta
  
• Eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall

Dette er minimumskrav for at styremøteprotokollen skal være gyldig. Vil man skrive mer utfyllende referat på sakene, eller legge til mer informasjon, står man selvfølgelig fritt til å gjøre dette.

Vi i Styreplan har levert styreportal i over 20 år, og vet at det er stor variasjon fra virksomhet til virksomhet (og styresammensetning til styresammensetning) når det kommer til innhold og detaljnivå i styremøteprotokollene. Mange lever godt med at minimumskravene er oppfylt. Dette gjelder særlig i selskaper som har få eller ingen utskifting av styremedlemmer over tid, og et styre som er aktive i den daglige driften av selskapet. Styremøtene blir gjerne formelle varianter av en allerede eksisterende løpende kommunikasjonsflyt, og prioriteten er (a) oppfylle juridiske krav og (b) formalisere avgjørelser.

Likevel, og for langt de fleste, er det foretrukket å "fylle ut" protokollen godt utover aksjelovens krav. Protokollene fungerer ikke bare som juridiske dokumenter, men som praktiske møtereferater, med ansvarsfordeling for oppgaver som følger styrebeslutningene og underliggende informasjon om (de viktigste) beslutningene. For det enkelte styremedlem, som kan holdes personlig ansvarlig for sin deltakelse i styrets beslutninger, er det en sikring i at protokollene dokumenterer møtet grundig. For daglig leder, ledergruppe og administrasjon er det praktisk å få informasjon om hvordan styret har kommet frem til sine avgjørelser, og hvorfor beslutningene har blitt som de har blitt. Å ha grundig utarbeidede protokoller forenkler også oppstarten til nye styremedlemmer, som kan lese seg opp og få en forståelse av hvordan styret arbeider. I en oppkjøpsprosess vil også selskapet som kan vise til god dokumentasjon over tid, gi et bedre inntrykk enn selskapet som "bare" har oppfylt kravene til protokollføringen.

‍

Mal for protokoll

Hvis du vil ha en enkel mal for protokoll, kan du laste den ned her:

‍

Hvis du er styresekretær eller daglig leder, og vil ha mer inngående kunnskap om selve arbeidet med utforming av protokollen, får du god hjelp i denne artikkelen! Her får du en fullstendig oversikt over alt du kan gjøre før møtet, hva du bør gjøre underveis i møtet, og hva du må gjøre etter møtet.

Styreplan automatiserer protokollarbeidet, og sikrer trygg oppbevaring av styredokumentasjon. Som eneste norske styreportal, er digital signering av protokoller med BankID fullstendig kostnadsfritt i Styreplan.

Les mer om protokollfunksjonen i Styreplan her.

‍

Sikker oppbevaring av styreprotokoller

Aksjelovens § 6-29 krever at styreprotokollene oppbevares i hele selskapets levetid.

Sikker digital lagring (og deling) av styremøteprotokoller bør være det selvpålagte minstekravet for enhver profesjonell organisasjon. Datainnbrudd rammer stadig flere, og er ikke lenger forbeholdt de største børsnoterte selskapene. Cyberkriminelle finner stadig mer effektive og kreative innganger til sensitiv organisasjonsdata, og kan skape store problemer for de som rammes.

Der større selskap gjerne opplever målrettede datainnbrudd fra profesjonelle aktører (som Visma i 2019), blir små og mellomstore organisasjoner stort sett utsatt for mer eller mindre tilfeldige angrep via usikker pålogging og phishingforsøk. Og det kan skje alle (artikkel fra IT-leverandøren Braathe med gode lenker, hvis du vil lese mer om temaet).

Et godt skritt i riktig retning når det kommer til datasikkerhet for protokoller og andre styredokumenter, er å ta i bruk dedikerte skylagringstjenester. Dropbox og Google Drive (G-Suite) er eksempler på dette, der du som administrator også kan diktere innloggingsmetoder for alle dine brukere.

Ulempen med generelle lagringstjenester som disse, er at de skaper manuelt arbeid – for styremedlemmene, som jevnlig må logge inn og se etter nye dokumenter, og for deg som styresekretær, som må informere styret (gjerne over e-post, som er sjokkerende lite sikkert) hver gang nye dokumenter lastes opp.

En slik skylagringstjeneste vil uansett heve nivået på datasikkerheten hos din organisasjon betraktelig kontra å belage seg på dokumentdeling på e-post, og håpe på at hvert individuelle medlem av styreorganisasjonen håndterer filene sikkert på egen maskin…

For høyeste grad av sikkerhet og brukervennlighet kommer du ikke utenom en styreportal. Tar du i bruk en styreportal fra en anerkjent norsk leverandør får du en løsning skreddersydd for styrearbeid etter norsk aksjelov, som også tar din organisasjons datasikkerhet på største alvor.

En indikasjon på at leverandøren har god sikkerhetskultur kan f.eks. være at de er ISO 27001-sertifisert (som Styreplan AS, Orgbrain AS, og Euronexts Admincontrol AS). For den miljøbevisste (eller for virksomheter som må utføre dobbel vesentlighetsanalyse, og rapportere på bærekraft), kan en bonus være at leverandøren er Miljøfyrtårn (kun Styreplan AS).