Dette kapittelet av Styresekretærens styrebok er først og fremst skrevet for deg som er styresekretær og daglig leder. Grunnen til at vi spesifiserer dette, er at det er daglig leders ansvar å sørge for at styrets beslutninger følges opp (aksjeloven §6-13 – 6-15).

Er du styresekretær og ikke daglig leder, finner du gode tips i dette kapittelet som daglig leder kan ha stor nytte av, god lesning!

Viktigheten av å følge opp styrets beslutninger kan ikke overdrives. Som vi nevnte allerede i første kapittel er det lite som er mer demotiverende for styremedlemmene enn at ingenting skjer med innspillene deres fra møte til møte.

Å gjøre beslutninger til oppgaver er daglig lederes ansvar, men tilfaller også ofte de som "bare" er styresekretær, som bindeledd mellom styret/ledelsen og resten av organisasjonen.

Oppfølging av styrebeslutninger

At styrets beslutninger fører til faktiske handlingspunkter og oppgaver nedover i organisasjonen, er en selvfølgelighet. Styret er øverste ansvarsorgan for forvaltning og drift av organisasjonen, og som daglig leder er du styrets representant i den daglige driften.

Et område der det er mye å hente for mange, og der enkle grep vil gjøre oppfølgingen bedre for både deg, organisasjonen, og styret, er selve prosessen – å ha et system for å gjøre beslutninger til oppgaver, og få gjennomført disse.

Hvordan gjør du prosessen bedre?

Alle organisasjoner er unike, og alle tips vi kommer med vil dermed selvfølgelig være malt med bred nok pensel til at de kan skape verdi for alle, og være enkle å tilpasse din organisasjons arbeidsflyt.

I dette kapittelet får du fire forslag til hvordan prosessen rundt oppfølging av styrets beslutninger kan forbedres.

1. Skriv god dokumentasjon

På et naturlig tidspunkt i forbindelse med hvert styremøte, enten underveis eller rett etter møtet, marker tydelig hvilke beslutninger som resulterer i en praktisk oppgave for deg eller andre i organisasjonen.

I forbindelse med protokolljobben du gjør etter møtet (se Kapittel 2 – Protokoller, protokoller) har du bedre tid til å gå i dybden på hver oppgave. Formuler en tydelig oppgavebeskrivelse, tildel en ansvarlig person, og sett en tidsfrist for oppgaven.

2. Sett oppgavene i system

Når du har opprettet oppgaver med gode beskrivelser, ansvarlige personer, og tidsfrister, er det enkelt å samle og sortere oppgavene. Hvordan du vil systematisere dette er naturligvis opp til deg, men oppgaver kan for eksempel kategoriseres etter:

• Prioritet
  
  
• Type (informasjonsinnhenting, produksjon, prosjekt?)
  
  
• Tema for tilhørende sak
  
  
• Ansvarlig
  
  
• Tidsfrist

Et regneark i Excel eller Google Sheets kan brukes til å sette opp og skreddersy ditt oppgavesystem. Hvis du vil slippe denne manuelle jobben, finnes det mange eksisterende løsninger for oppgaveoppfølging.

3. Hold jevnlige statusoppdateringer

Som daglig leder og styresekretær er du bindeleddet mellom styret og administrasjonen, og er tett på begge. Det er dermed naturlig at det er du som både innhenter informasjon fra oppgaveansvarlig(e) i administrasjonen, og holder styret orientert om status og progresjon på oppgavene. Dette punktet får dermed to seksjoner:

3a. Ha fast innsjekk med administrasjonen

Om du vil avholde ukentlige statusmøter til fast tid, be om skriftlig oppgavestatus fra hver ansvarlig, eller følge opp hver oppgaveansvarlig individuelt, er selvfølgelig opp til deg. Det er du som kjenner dine kollegaer og din organisasjon, og vet hva som fungerer best for deg og dere.

Uansett hvordan du (eller dere i fellesskap) velger å avholde disse innsjekkene, bør målsetningen hver gang være den samme – å få gode svar på disse spørsmålene:

• Hva er status på pågående oppgave?
  
  
• Trenger den ansvarlige hjelp utenfra for å løse sin oppgave best mulig?
  
  
• Hvor mye og hvilke ressurser skal i så fall allokeres til denne oppgaven?

3b. Ha faste oppdateringer for styret

Igjen, det er du som kjenner dine styremedlemmer, og du som vet hvordan de arbeider. Her drister vi oss likevel til å komme med et tips om formen på disse oppdateringene. Hold hver statusoppdatering:

• Skriftlig
  
  
• Felles
  
  
• Overordnet

Oppdateringene kan gjøres over e-post, opplasting av en oppgaverapport i et felles filsystem, eller gjennom en styreportal som Styreplan.

Målet med statusoppdateringene er å gi styret en oversikt over hvordan det går med oppgavene som er satt i gang på bakgrunn av deres beslutninger.

Å informere styret om de praktiske og faktiske følgene av deres beslutninger jevnlig og utenom styremøtene, gir styret økt eierskap til verdiskapingen i organisasjonen.

Å avholde disse faste oppdateringene vil i tillegg føre til en ekstra bonuseffekt i selve styremøtene: tid dere hittil har brukt på å orientere styret om oppgavestatus, kan brukes til noe helt annet!

Oppsummering

Systematisk opprettelse og oppfølging av oppgaver bidrar til effektivitet og verdiskaping både på styrenivå og nedover i organisasjonen. Som daglig leder og styresekretær har du «en fot i hver leir» og er styrets representant i møte med administrasjonen, og det er naturlig (og lovbestemt, jmf. aksjeloven §6-13 – 6-15) at du tar ansvar for dette.

Følger du rådene i dette kapittelet og innarbeider jevnlige statusoppdateringer på pågående oppgaver, hjelper du ditt styre både med å få økt eierskap til sine beslutninger, og økt bevissthet om ansvaret de har når det kommer til ledelse av organisasjonen.

Faste skriftlige, overordnede fellesoppdateringer fra deg til styret, enten det er over e-post eller gjennom en styreportal, gir styremedlemmene tid og ro til å lese gjennom i eget tempo, gjøre seg opp tanker og forberede innspill til neste styremøte.

Dere vil oppleve at tidsbruken i styremøtene vil gjennomgå et skifte, fra orienteringssaker til diskusjons- og beslutningssaker (du kan lese mer om sakstyper i denne agenda-artikkelen), og mer aktiv deltakelse fra hvert enkelt styremedlem.

For dine ansattes del, vil jevnlig og konsekvent oppgaveoppfølging bidra til at oppgaver oftere utføres innenfor de rammene som er satt, både med hensyn til tid og ressursbruk.

Når en ansatt er tildelt en oppgave, gir det trygghet og oversiktlighet å ha klarhet i både at oppgaven faktisk er den ansattes ansvar å få gjennomført, at oppgaven skal være gjennomført innen en tydelig tidsfrist, og at du som daglig leder kommer til å etterspørre status og tilby hjelp ved behov.

Denne artikkelen er en del av vår serie Styresekretærens styrebok – for å få med deg fremtidige kapitler i serien, følg oss på LinkedIn!