Å legge opp til og støtte opp under planleggingen av styrets møter, er ansvarsområdet de fleste forbinder med ordet «styresekretær». Det er ikke uten grunn! I tillegg til protokollarbeidet, er møteplanlegging, koordinering, agenda, og innkalling selve kjernen i det å være styresekretær.

I dette kapittelet av Styresekretærens styrebok får du noen gode tips til hvordan du kan gjøre møteplanleggingen effektiv for deg og forutsigbar for styret, både overordnet for året og inn mot hvert møte.

Som en tommelfingerregel: jo lengre frem i tid datoen for et arrangement fastslås, desto tryggere kan du være på at alle de inviterte stiller. Dette gjelder naturligvis også for styremøter.

Dine styremedlemmer har alle egne kalendere som fylles opp over tid, og venter du til siste liten med å invitere til et styremøte, kan det godt hende at noen ikke kan delta.

Dette er i utgangspunktet ikke et problem, men merk at aksjelovens § 6-24 krever at minst halvparten av styrets medlemmer deltar i styrebehandlingen, og at styret ikke er beslutningsdyktig om ikke alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

Med dette i bakhodet, får du her to tips til hvordan du som styresekretær (sammen med styrets leder/daglig leder) kan planlegge styremøtene på en mest mulig effektiv måte – som også gir styret forutsigbarhet i sitt arbeid.

Vi starter med den overordnede møteplanleggingen, før vi avslutter med hvordan du kan arbeide med agendaen for hvert styremøte.

Lag og oppretthold et årshjul sammen med styret

Sørg for at styret setter av tid i et av årets siste styremøter til å evaluere årets gjennomførte møter. En slik vurdering kan gjennomføres som et ledd i styrets egenevaluering.

Var antallet styremøter passe, skulle man ha hatt flere, men kortere møter, eller var antallet møter bra, men man hadde kanskje trengt lengre tid i hvert møte?

Var møtedatoene gode, passet de godt inn i årsplanen for selskapet med tanke på kvartalsrapportering, regnskap og generalforsamling? Fikk man god tid til å forberede seg før hvert møte, og til å lese og komme med innspill til protokollen etterpå?

Å inkludere hvert styremedlem i dette, og gi dem mulighet til å gi deg tilbakemeldinger på hvordan de har opplevd årets møteprosesser, understreker to viktige poenger:

1. Du ønsker å bidra til å gjøre styrets hverdag så god som mulig, og være en god støttespiller for dem
   
   
2. Du verdsetter deres bidrag til kontinuerlig forbedring, og ønsker selv å forbedre ditt arbeid

Når styret har fått sagt sitt, har du et godt utgangspunkt for planleggingen av neste års styremøter, både med tanke på frekvens, omtrentlige datoer, og varighet. Du kan dermed allerede nå lage årsplan/årshjul for styret, og kalle inn til alle neste års styremøter.

Ved å innhente innspill fra styret som nevnt over, blir det enkelt for deg å legge opp året. Send alle møteinnkallingene ut til styret, meden gjennomtenkt tidsramme for hvert møte, så blir det enkelt for hvert styremedlem å planlegge rundt møtene, og sette av tid til å forberede seg til dem etter hvert som de nærmer seg.

Hvis du er over gjennomsnittlig planmessig anlagt, kan du også sammen med styreleder fastsette reservedatoer for hvert møte. Sørg for å få svar på innkallingene raskt etter utsending – hvis du ser at det kan hende ett av møtene ikke blir noe av, kan du snu deg raskt og endre innkallingen til reservedatoen.

Erfaringsmessig er det likevel sjeldent behov for dette, hvis møteinnkallingen sendes ut i god tid...

Lag en god og konsekvent agenda for hvert styremøte

Du har laget en årsplan, og sendt ut møteinnkallinger for alle møter i planen. Styret vet dermed når de skal ha møter. Når møtedatoen nærmer seg, er det på tide at styret også blir informert om hva de skal behandle på møtet, og hvordan møtet er planlagt å avholdes – styret skal få tilgang til agendaen for møtet.

En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av aksjelovens § 6-21, ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Enten du har styresekretærstilling eller styresekretærrolle, vil ditt arbeid med agenda bidra til god etterlevelse av loven for din styreorganisasjon.

Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal se ut, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig, men det finnes en beste praksis for hva agendaen bør inneholde av saker: godkjenning av innkalling og dagsorden, protokoll fra forrige møte, dagens saker, og eventuelt.

I denne seksjonen får du en kort oversikt over hva en agenda for et styremøte bør inneholde utover vanlig sakspraksis, så du har et godt utgangspunkt når du skal lage en agendamal.

Du kan nemlig spare mye tid på å lage en gjenbrukbar agendamal for styremøtene. Når styret får en agenda før hvert møte som er lagt opp etter samme oversiktlige mønster, vil det også være enklere for hvert styremedlem å forberede seg til møtet.

En agenda bør som et minimum inneholde:

• Hvilke temaer og saker som skal behandles
  
  
• Hvilken sakstype hver sak er planlagt å være(orientering, beslutning, diskusjon)
  
  
• Hvem som er saksansvarlig
  
  
• Saksbeskrivelser
  
  
• Saksdokumentasjon / vedlegg
  
  
• Forslag til styrebeslutning

Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen. Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte. Husk også å inkludere styreleder (aksjelovens § 6-20)!

Hvis du vil lese mer om hvordan du kan lage din egen agendamal for styremøter, har vi skrevet en artikkel om dette som gir deg en oppskrift, faglige råd og henvisninger til aksjeloven. Den finner du her.

Bruker du Styreplan, trenger du ikke lage din egen agendamal. Alt du gjør er å fylle inn saksinformasjon i portalen, og laste opp dine saksdokumenter. Styreplan håndterer formatering for deg, og sender innkalling til styret på e-post, med lenker direkte inn til styreportalen (enkelt og sikkert).

Oppsummering

God møteplanlegging, både på års- og møtenivå, er en kjernefunksjon for deg som styresekretær. I dette kapittelet har vi snakket om den overordnede møteplanleggingen, og hvordan du kan involvere styret i å planlegge sine fremtidige møter, ved at du innhenter tilbakemeldinger og innspill i et styremøte, og bruker dette som grunnlag når du lager neste års årshjul.

Vi har også gitt deg en kort oversikt over hva som bør inngå i en agenda for hvert styremøte, og lenket deg videre til vår oppskrift for å lage din helt egen agendamal. Å lage og bruke en mal for agenda effektiviserer dine møteforberedelser, og gjør møteforberedelsene enklere for hvert styremedlem.

Denne artikkelen er en del av vår serie Styresekretærens styrebok – for å få med deg fremtidige kapitler i serien, følg oss på LinkedIn!