Vi håper du har hatt nytte av Styresekretærens styrebok, uansett om du har fulgt artikkelserien fra start eller kommet til underveis.

I dette avsluttende kapittelet runder vi av med en rask oppsummering av serien, og gir deg helt til sist en liten liste over gode råd til deg som styresekretær. God lesning!

Her har vi samlet alle oppsummeringene fra hele artikkelserien, i tilfelle du gikk glipp av noe underveis. Vi takker for følget, og gleder oss til å dele mer med deg fremover!

Vår neste serie, Bedre møter, tar for seg allmenngyldige møteaspekter og har som mål å hjelpe deg med å avholde møter som er bedre, mer effektive og verdiskapende enn noensinne.

For å få beskjed hver gang en artikkel legges ut, følg oss på LinkedIn!

Kapittel 1 – Innledning og rolleavklaring

Ansvaret for styrearbeidets innhold og resultater hviler alltid på virksomhetens ledelse, det vil si styret som kollegium. Styrets leder og daglig leder har i tillegg ansvaret for lovbestemte oppgaver knyttet til gjennomføringen av styrets arbeid.

Den praktiske delen av styrets arbeid hører under «rollen» styresekretær. I små og mellomstore bedrifter er det som hovedregel daglig leder eller økonomileder som i tillegg til sine ordinære oppgaver fungerer i rollen «styresekretær».

Vårt viktigste poeng i denne artikkelen var å fremheve den viktige jobben du som styresekretær gjør, og at en god styresekretær er en sentral støttefunksjon og en sentral aktør i styrets arbeid, som kan være med og løfte verdiskapingen til hele styreorganisasjonen.

Styresekretærens største bidrag og ansvar ligger i alt som gjøres mellom styremøtene – både i den løpende kommunikasjonen, planleggingen, forberedelsene og gjennomføringen av møtene, og etterarbeidet, inklusive praktisk oppfølging av styrets beslutninger.

Som bindeledd mellom styre og administrasjon er du en nøkkelperson for organisasjonen, og kan fungere som både gjeter og katalysator for fremgang og endringer.

I tillegg til den viktige jobben du gjør «rundt» møtene, der du håndterer innkalling, agenda, og protokoll fra hvert styremøte, kan du (og hvis du er daglig leder, må du) også ta ansvar for oppfølging av styrets beslutninger.

Kapittel 2 – Protokoller, protokoller

I dette kapittelet kom vi med innspill til hvordan skrive protokoll for styremøter, og snakket om hvorfor protokollen er viktig for styreorganisasjonen (og for revisor). I tillegg gikk vi gjennom generell datasikkerhet rundt oppbevaring av styredokumenter, hvor styreprotokollene inngår som det viktigste; protokoller skal oppbevares hele selskapets levetid!

Skriving av gode protokoller og trygg oppbevaring av dokumentasjon er to av de viktigste dokumentrelaterte oppgavene du har som styresekretær. Ikke bare stiller aksjeloven strenge krav til begge deler (innhold og oppbevaring), men protokollene gir styret og organisasjonen som helhet et godt grunnlag for kontinuerlig godt arbeid.

Betydningen av dokumentasjon kan være lett å undervurdere i det daglige. Når du likevel først har bruk for dokumentasjon, kan konsekvensene av at den ikke er tilgjengelig fort bli store.

Mangelfull dokumentasjon – et avtaledokument ingen vet hvor er, en protokoll der beslutningen på en sak aldri ble nedfelt – vil kunne få juridiske konsekvenser ved tvister, vil kunne svekke styrets tillit utad, og potensielt vanskeliggjøre f.eks. oppkjøp.

Mangelfull eller uoversiktlig oppbevart dokumentasjon kan også være en unødig brems i kontinuitet ved utskifting i styret eller toppledelsen i organisasjonen, ved at nye styremedlemmer eller nye ansatte må lete etter (og spørre deg om) dokumenter som burde være tilgjengelige.

Kapittel 3 - Effektiv kommunikasjon i og med styret

I dette kapittelet argumenterte vi for at god kommunikasjon skaper tillit og trygge rammer for alle involverte, og at det er naturlig at du som styresekretær spiller en rolle og bidrar i å etablere rutiner og retningslinjer for kommunikasjon, både for praktisk møteinfo og for løpende informasjonsdeling, i samarbeid med styrets leder/daglig leder. Sørg for at dette inkluderes i styreinstruksen, slik at alle vet hva de skal forholde seg til!

Gode rutiner for informasjon til styret, for eksempel jevnlige oppdateringer på pågående oppgaver, prosjekter, utfordringer og hendelser, kan gjøre styremøtene mer produktive og tidseffektive. I tillegg vil hvert styremedlem kunne ta til seg informasjonen i eget tempo, og få tid til å forberede seg godt til møtene.

Det finnes gratisløsninger for kommunikasjon som er enklere og tryggere enn e-post, men skal du ha best mulig kommunikasjon kommer du ikke utenom en styreportal. Styreportalen er både et verktøy for styresekretær og en kommunikasjonskanal for styreorganisasjonen.

Desto bedre verktøy du har for å effektivisere og forenkle din jobb som styresekretær, desto mer bidrar du til verdiskaping i din styreorganisasjon.

Kapittel 4 – Fra beslutninger til oppgaver

Dette kapittelet ble skrevet for deg som er styresekretær og daglig leder. Grunnen til at vi spesifiserer dette, er at det er daglig leders ansvar å sørge for at styrets beslutninger følges opp (aksjeloven §6-13 – 6-15).

Systematisk konkretisering, skriftliggjøring og oppfølging av oppgaver bidrar til effektivitet og verdiskaping både på styrenivå og nedover i organisasjonen.

Som daglig leder og styresekretær har du «en fot i hver leir» og er styrets representant i møte med administrasjonen, og det er naturlig (og lovbestemt, jmf. aksjeloven §6-13 – 6-15) at du tar ansvar for dette.

Følger du rådene i dette kapittelet og innarbeider jevnlige statusoppdateringer på pågående oppgaver, hjelper du ditt styre både med å få økt eierskap til sine beslutninger, trygghet for at de følges opp, og økt bevissthet om ansvaret styret har når det kommer til ledelse av organisasjonen.

Faste skriftlige, overordnede fellesoppdateringer fra daglig leder/styresekretær til styret, enten det er over e-post eller gjennom en styreportal, gir styremedlemmene tid og ro til å lese gjennom i eget tempo, gjøre seg opp tanker og forberede innspill til neste styremøte.

Dere vil oppleve at tidsbruken i styremøtene vil gjennomgå et skifte, fra orienteringssaker til diskusjons- og beslutningssaker, og mer aktiv deltakelse fra hvert enkelt styremedlem.

For dine ansattes del, vil en bevissthet om en jevnlig oppgaveoppfølging i styret bidra til at oppgaver utføres innenfor de rammene som er satt, både med hensyn til tid og ressursbruk.

Når ansatte vet at en oppgave er forankret i en styrebeslutning medfører det et motiverende press. Daglig leder kommer til å etterspørre status og tilby hjelp ved behov.

Kapittel 5 – Effektiv møteplanlegging

God møteplanlegging, både på års- og møtenivå, er en kjernefunksjon for deg som styresekretær. I dette kapittelet snakket vi om den overordnede møteplanleggingen, og hvordan du kan involvere styret i å planlegge sine fremtidige møter, ved at du innhenter tilbakemeldinger og innspill i et styremøte, og bruker dette som grunnlag når du lager neste års årshjul.

Her ga vi deg også en oversikt over hva som bør inngå i en agenda for hvert styremøte, og lenket deg videre til vår oppskrift for å lage din helt egen agendamal. Å lage og bruke en mal for agenda effektiviserer dine møteforberedelser, og gjør møteforberedelsene enklere for hvert styremedlem.

Kapittel 6 – Kompetanseheving i styret

I dette kapittelet snakket vi om din egen kompetanseheving, og hvordan du kan bruke din kompetanse til å bidra med kompetanseheving også for styret – som gruppe og individuelt.

Som styresekretær er du naturligvis først og fremst ansvarlig for egen kompetanseheving, og å holde deg oppdatert på områder som har innvirkning på ditt arbeid. Å sørge for kompetanseheving hos styret er rett og slett ikke ditt ansvar, men det enkelte styremedlems.

Likevel er du gjennom din rolle godt plassert for å identifisere hvilke kompetansebehov styret har, og du kan bruke dette til å hjelpe styret til å bli mer verdiskapende for organisasjonen.

Sammen med styrets leder, kan du avdekke kompetansehull og finne passende metodikk for å tette disse hullene. Er du selv oppdatert på relevante teknologiske nyvinninger og regulatoriske endringer, kan du til og med bidra til å sørge for at hullene aldri oppstår, og at ditt styre alltid er «i forkant».

Kompetanse i både «hard» og «soft skills» er viktig for styret, som skal fungere sammen. Basert på metode du og styreleder velger for styrets kompetanseheving, kan det bli en del administrativt arbeid på deg inn mot det eventuelle kurset, foredraget, eller workshopen. Der får du nytte av din kompetanse som styresekretær!

Kapittel 7 - Informasjonssikkerhet i styrearbeidet

I dette kapittelet definerte vi informasjonssikkerhet, og ga deg noen gode råd til hvordan du som styresekretær bør og kan bidra til økt informasjonssikkerhet – for deg, og for hele din styreorganisasjon.

Først og fremst er du, som alle andre, ansvarlig for å ivareta informasjonssikkerheten når du håndterer styrets dokumenter. Sørg for at du håndterer dokumentene på betryggende vis, og at du etterlever KIT-prinsippene (konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet).

Du kan hjelpe din styreorganisasjon med å heve nivået på informasjonssikkerheten, ved å få laget gode retningslinjer for alle i styreorganisasjonen, som legger føringer for hvordan hver enkelt skal håndtere dokumenter.

Sikker oppbevaring, god merking, og riktig tilgangsstyring av dokumenter, er noen av forslagene til retningslinjer vi gikk gjennom i dette kapittelet.

Som styresekretær kan du også stå for opplæring i informasjonssikkerhet, ikke minst for nye styremedlemmer og ansatte. Du kan også bidra – og slå to fluer i en smekk, ved å spare alle for tid og arbeid – ved å la styret ta i bruk en styreportal, gjerne fra en norsk leverandør som er sertifisert innen informasjonssikkerhet.

Sjekkliste for styresekretæren

Styreorganisasjonen består av styreleder, styremedlemmer, daglig leder, styresekretær, revisor og andre som har en rolle i styrets arbeid. Utfordringen for et profesjonelt styre er å få denne organisasjonen til å fungere optimalt. Her kommer du inn!

Denne sjekklisten inneholder tips til hvordan du kan sørge for at du arbeider mest mulig effektivt, og hjelper styret med det samme.

1 - Definér din rolle

Som styresekretær er du sjelden kun styresekretær, men også daglig leder, økonomisjef, eller ellers administrativt ansatt i din organisasjon. Det er derfor viktig å ha god struktur på styresekretærrollen, slik at din tid utnyttes mest mulig effektivt, og du får støtte og mulighet til å bidra til verdiskapning for styret.

Forventningsavklaring og oppgavefordeling bør gjennomføres så tidlig som mulig, gjerne i samråd med styreleder. Vi anbefaler alltid at det utarbeides en styreinstruks, hvor også styresekretærens funksjon inngår.

I tillegg vil det ofte være lurt å sette seg inn i historiske og pågående styresaker, for å få innsikt i hvordan ditt styre arbeider.

Kanskje ser du muligheter for effektivisering eller forbedring?

2 - Styret skal ha styreinstruks og årsplan

For at du skal kunne gjøre en profesjonell jobb, må styret jobbe profesjonelt. En styreinstruks vil gjøre arbeidet enklere og mer oversiktlig for hvert styremedlem, og sikre forutsigbarhet også når gamle styremedlemmer byttes ut med nye.

En årsplan gjør det mulig for deg å planlegge ditt arbeid, og gir deg tid til å planlegge hvert styremøte godt.

3 - Gjør saksdokumenter tilgjengelig i god tid

Aksjeloven krever at styret skal ha et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for sin saksbehandling. En viktig del av dette er at styret får anledning til å sette seg godt inn i dokumentasjonen før møtet. For deg som styresekretær betyr det at du må ha kontroll på disse tre punktene:

Innkalling til styremøtet

Dokumentdeling med styret

Agenda/saksliste

4 - Organiser styremøtene effektivt

Det finnes store mengder fagartikler og teori rundt god møteprosess og møteledelse, men dette vil som regel styrets leder ha ansvar for. Som styresekretær ligger ditt største bidrag i selve saksbehandlingen - sørg for å lage en rutine for rekkefølge på sakstypene.

Vi kan dele inn sakstyper i tre kategorier: orientering, beslutning, og diskusjon. Et effektivt møte er et godt møte, og ved å legge hver møtesak inn under én av disse "paraplyene" hjelper du styret med å forberede seg til møtet, og å vite hvordan de skal forholde seg til hver enkelt sak.

I tillegg hjelper det deg med å sette opp saksrekkefølgen i agendaen. En god tommelfingerregel (beste praksis) er at orienteringssaker behandles først, deretter beslutningssaker, til sist diskusjonssaker.

For å øke effektiviteten enda mer, sett et tydelig mål for hver sakstype:

Orienteringssaker

Mål: Sikre at informasjon som er vesentlig for hele gruppen formidles effektivt. Eventuelle oppklarende spørsmål besvares kort av saksansvarlig.

Beslutningssaker

Mål: Sikre at gruppen har beslutningsgrunnlag. Referatet skal inneholde beslutning og oppfølgingsoppgaver (ansvarlig og frist).

Diskusjonssaker

Mål: Sikre behandling av temaer som krever gruppekompetanse. Idéer, råd, hendelser, utfordringer, evalueringer, m.m.

Hvis du (og styret) virkelig vil være tidseffektive i møtene, kan dere ha som rutine at hver møtedeltaker har ansvar for å lese gjennom, kommentere og komme med eventuelle innspill til orienteringssaker før møtet avholdes.

Dermed er disse allerede ferdigbehandlet ved møtestart, og i selve møtet går dere raskt gjennom dem, slik at styremedlemmene får mulighet til å stille oppklarende spørsmål. Resten av møtetiden kan brukes på beslutnings- og diskusjonssakene!

Et generelt tips uavhengig av sakstype kan være å lese beslutningen høyt før man går over til neste sak, for å få satt punktum for hver sak. Dette vil også hjelpe deg i forbindelse med neste punkt, protokollen.

5 - Skriv styreprotokoll så fort som mulig

Bruk møtet til å lytte og fange essensen av saksbehandlingen - underveis i møtet er det mye viktigere at du får med deg hva som skjer, enn at du renskriver alt. Avklar på forhånd hva protokollen skal inneholde, hvor detaljert den skal føres.

Når møtet er ferdig, er det din jobb å gjøre ferdig utkast til protokoll. I mange tilfeller (særlig for orienteringssaker) vil du kunne skrive protokollen i forkant av møtet, en standard beslutning i disse sakene kan være "Styret tok saken til orientering".

For beslutnings- og diskusjonssaker, er det viktig å skrive protokoll så fort som mulig, mens møtet enda er ferskt i minnet.

Vanligvis vil du skrive møteprotokollen, la styreleder lese gjennom og komme med innspill, før den (etter eventuelle endringer) blir tilgjengeliggjort for resten av styret. Sørg for at alle får anledning til å kommentere protokollen du har skrevet.

Her er det lurt å sette en tidsfrist for tilbakemeldinger - helst så spesifikt som mulig, for eksempel 14. februar klokken 14:00. Dette er enkelt for styret å forholde seg til, og gir deg god forutsigbarhet.

Når tidsfristen er utløpt, kan protokollen signeres.

6 - Ha gode verktøy for å gjøre jobben effektivt

Det finnes digitale verktøy for styrearbeid som forenkler og kvalitetssikrer jobben - en styreportal som Styreplan, for eksempel. Styrearbeid er et fagområde med mange strenge juridiske krav, som en styreportal kan hjelpe deg og ditt styre med å overholde.

En dedikert plattform for styrearbeid effektiviserer både ditt arbeid og din kommunikasjon med styret, og ikke minst løftes datasikkerheten betraktelig. Styreplan AS er ISO 27001-sertifisert (og Miljøfyrtårn).

7 - Utvikle din styrekompetanse

Som styresekretær er du "flue på veggen" i det styrende organet i din organisasjon, og kan få verdifull innsikt i ikke bare organisasjonen, men menneskene og samhandlingen i styret. Snakk med styreleder/daglig leder mellom møtene, gå gjennom prosessene og still praktiske spørsmål.

Det finnes også utdanninger, kurs og rådgivere som kan bidra til at både du og styret profesjonaliseres. Din viktigste ressurs som styresekretær er deg selv - og en god styresekretær kan være enormt viktig for styret.

Kompetanseutvikling er den viktigste investeringen du kan gjøre, både for styrets del og din egen.

Du har nå lest siste del av vår serie Styresekretærens styrebok – for å få med deg fremtidige artikkelserier, relevant fagstoff og utvikling, følg oss på LinkedIn!