Forberedelser til møtet - dokumentdeling

Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette.

Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda/saksliste, og deling av dokumenter med styret. Våre tips til utforming av agenda til styremøter kan du lese mer om her.

Dokumentdelingen med styret finner sted etter at sakene har blitt ferdig utarbeidet, og når styret skal få tilgang til dem.

‍

‍

Deling av dokumenter

‍

Dokumentdeling mellom administrasjon og styre gjøres i dag som regel over e-post. Endeløse e-posttråder og misforståelser rundt gjeldende dokumentversjoner er situasjoner de fleste med en viss erfaring med styrearbeid vil kjenne seg igjen i.

I tillegg til forvirringen og frustrasjonen dette skaper, er det åpenbare sikkerhetsrisikoer ved å sende potensielt sensitivt styremateriale over e-post.

‍

Noen håndterer denne risikoen ved å laste opp saksdokumenter i skyen, ved hjelp av dokumentdelingstjenester som Dropbox.

Dette er sikrere enn e-post, men skaper samtidig merarbeid – for styremedlemmer, som jevnlig må logge inn og se etter nye dokumenter, og for daglig leder, som må informere styret (gjerne over e-post igjen) hver gang nye dokumenter lastes opp.

‍

Vi ser stadig frustrasjon rundt dokumentdeling på styrenivå i organisasjoner i alle former og størrelser.

I dagens samfunn finnes det skreddersydde digitale løsninger overalt, og det går opp for stadig flere at det er på tide å effektivisere og kvalitetssikre også styrearbeidet.

‍

Styreplan håndterer dokumentdelingen for deg.

Samle styredokumentene på én plattform, med automatisk dokumentversjonering, strukturert og sikker tilgang og lagring, og enkel beskjed til styret om at nye dokumenter er tilgjengelig.