Blog Layout

Forberedelser til møtet - dokumentdeling

Simon Wengstrøm • apr. 19, 2022

Etter aksjeloven (§ 6-21) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette.




Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda/saksliste, og deling av dokumenter med styret. Våre tips til utforming av agenda til styremøter kan du lese mer om her.  Dokumentdelingen med styret finner sted etter at sakene har blitt ferdig utarbeidet, og når styret skal få tilgang til dem.



Deling av dokumenter


Dokumentdeling mellom administrasjon og styre gjøres i dag som regel over e-post. Endeløse e-posttråder og misforståelser rundt gjeldende dokumentversjoner er situasjoner de fleste med en viss erfaring med styrearbeid vil kjenne seg igjen i.


I tillegg til forvirringen og frustrasjonen dette skaper, er det åpenbare sikkerhetsrisikoer ved å sende potensielt sensitivt styremateriale over e-post. Noen håndterer denne risikoen ved å laste opp saksdokumenter i skyen, ved hjelp av dokumentdelingstjenester som Dropbox. Dette er sikrere enn e-post, men skaper samtidig merarbeid – for styremedlemmer, som jevnlig må logge inn og se etter nye dokumenter, og for daglig leder, som må informere styret (gjerne over e-post igjen) hver gang nye dokumenter lastes opp.


Vi ser stadig frustrasjon rundt dokumentdeling på styrenivå i organisasjoner i alle former og størrelser. I dagens samfunn finnes det skreddersydde digitale løsninger overalt, og det går opp for stadig flere at det er på tide å effektivisere og kvalitetssikre også styrearbeidet. Styreplan håndterer dokumentdelingen for deg. Samle styredokumentene på én plattform, med automatisk dokumentversjonering, strukturert og sikker tilgang og lagring, og enkel beskjed til styret om at nye dokumenter er tilgjengelig.



  • Slide title

    Write your caption here
    Button
  • Slide title

    Write your caption here
    Button
  • Slide title

    Write your caption here
    Button
Les mer om Styreplan


Vår styreportal Styreplan vil sikkert og enkelt effektivisere ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.



Hvis du vil ha bedre struktur på fremtidige styremøter finner du tips og informasjon i våre artikler:


Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Etter Aksjelovens § 6-21 har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen hjelper deg som har ansvaret for agendaen for styremøtene - lær å utforme en god agenda, eller last ned vår ferdige mal.
Av Simon Wengstrøm 13 Apr, 2022
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.
Av Simon Wengstrøm 15 Feb, 2022
Hvordan kalle inn til et styremøte?
Få en demonstrasjon

Del denne artikkelen:

Av Simon Wengstrøm 12 Apr, 2023
Er du lei av å bruke tiden din på å skrive saksliste før styremøtene? Sene kvelder, fordi saksnummereringen i protokollen må rettes etter møtet? Mister du oversikten over hvilke dokumentversjoner styret har blitt tilsendt på e-post? En styreportal som Styreplan vil gjøre ditt styrearbeid enklere og raskere, så du får brukt tiden din på det som virkelig betyr noe. Hvis du ikke helt klarer å bli overbegeistret for styrearbeidet, så er du ikke alene. Tekstformatering, konvertering av dokumenter, og renskriving av referater er sjelden veldig givende, og når du i tillegg må forholde deg til strenge juridiske krav er som regel siste rest av moro borte. Det er selvfølgelig en trøst å vite at alt pirkearbeidet du gjør, både bidrar til at aksjeloven følges og at styret får mulighet til å skape verdi i sine møter, men med en styreportal vil du kunne fortsette med dette, minus pirkearbeidet! Med andre ord:
Av Simon Wengstrøm 01 Mar, 2023
Styret i et aksjeselskap har en viktig rolle i å lede selskapet og ivareta aksjonærenes interesser. Aksjelovens kapittel 6 legger tydelige rammer for styrets arbeid, samtidig som det enkelte styre gis spillerom til å lede sitt selskap slik styret mener er best.
Av Simon Wengstrøm 09 Dec, 2022
Styret har fått mandat fra generalforsamlingen til å kontrollere drift, økonomi og utvikling i selskapet. Til syvende og sist betyr det at hvert enkelt styremedlem er ansvarlig for at arbeidet vedkommende legger ned, skaper verdi for organisasjonen. Dette er et ansvar de aller fleste påtar seg med glede, og norske styrer er jevnt over gode verdiskapere.
Flere artikler
Share by: